Onze klant organiseerde een wedstrijd in Europa: welke architect ontwerpt het mooiste project? De zoektocht naar de designer van het mooiste en meest vindingrijke gebouw kon beginnen. Wij werden hun partner voor de apotheose: een award evening. De Buck zou De Buck niet zijn als we er geen onwaarschijnlijk award evenement van maakten op een toplocatie.
De uitdagingen
Het award event van onze klant vond plaats op één van de avonden tijdens het jaarlijkse congres dat wij overigens ook voor hen organiseerden. “Het moet in Spanje zijn.” Dat was eigenlijk de enige voorwaarde die we voorgeschoteld kregen. Voor de rest kregen we ‘carte blanche’. Het aantal aanwezigen werd geschat op zo’n 300 à 400 personen. In dit aantal zaten de congressisten, hun partners en de finalisten zelf. De gasten kwamen ingevlogen vanuit (onder andere) Frankrijk, België, Luxemburg en Italië. Het moest een knaller van formaat worden, maar een afsluitende party was geen optie. Wél moesten alle voorstellen van de finalisten nog eens getoond worden in een leuke video.
Welke uitdagingen legden ze bij ons neer?
- Zoek een locatie die past bij het thema
- Creëer met een beperkt budget een memorabel evenement
- Zorg ervoor dat de congressisten, hun partners en de finalisten tijdig op het evenement aanwezig zijn
Aan de slag!
Eén van de eerste dingen die je doet bij de organisatie van een evenement, is op zoek gaan naar een geschikte locatie. De locatie moet passen bij het thema dat je voor ogen hebt. In dit geval werd het een evenement waarop een heleboel architecten en andere mensen actief in de bouwsector aanwezig zouden zijn, dus gingen we op zoek naar een plek die hierbij zou aansluiten.
Het mag gezegd: Spanje heeft een uitzonderlijk groot aanbod aan locaties. Aangezien het award event deel zou uitmaken van het meerdaagse congres van de klant, moesten we op zoek gaan naar meeting- en hotelfaciliteiten die dichtbij een geschikte venue voor het evenement lagen. De award werd uitgereikt door een professionele jury van architecten, daarom gingen we op zoek naar gebouwen die zij gerealiseerd hadden op het Spaanse vasteland. Dat leverde ons al vrij snel een shortlist op. Uit deze lijst kozen we Parque de las Ciencias, een futuristisch uitgetekend museum, ontworpen door de voorzitter van de jury.
Maar een museum, dat is toch openbaar? Ja. We moesten in dit geval rekening houden met de openingsuren van het museum. Dit zorgde voor een extra uitdaging. Hoe losten we dit op?
- We namen extra veiligheidsvoorzieningen: meer staff en safety crew om de opbouw van het podium , de projectie en het audiovisuele materiaal te positioneren.
- De catering ging backstage aan de slag met de voorbereiding. Op het moment dat het museum de deuren sloot, werden alle tafels tevoorschijn gehaald en op de juiste plaats neergezet.
- De regie van de audiovisuele installatie plaatsten we op de mezzanine om alles tijdig te kunnen voorbereiden.
- We namen een collega die Spaans spreekt mee om de communicatie ter plaatse te optimaliseren.
✔ Vind een locatie die past bij het thema
We zorgden ervoor dat alle transfers in Spanje geregeld waren voor de genodigden. Van het museum naar het hotel, van het hotel naar het congres, van het hotel naar de luchthaven,… Ondanks enkele minder handige luchthavens, zoals die van Malaga die toch wel op een afstandje ligt, waren alle genodigden tijdig aanwezig. De gasten moesten zich nergens zorgen over maken.
✔ Zorg ervoor dat de congressisten, hun partners en de finalisten tijdig op het evenement aanwezig zijn
Het award event was echt tot in de puntjes voorbereid. Zo voorzagen we voor heel wat aspecten zelfs een plan B – je weet maar nooit. We hadden bijvoorbeeld een apart draaiboek met een ‘slecht weer scenario’. Door die goede voorbereiding verliep ook de dag zelf alles van een leien dakje. We hadden de verschillende leveranciers meerdere malen samengebracht op de locatie zelf zodat er niets aan het toeval werd overgelaten. De dag van het evenement waren er ook vier De Buck Project Managers aanwezig om alles in goede banen te leiden. Als je met eigen mensen werkt, dan kun je natuurlijk goed op elkaar inspelen, ben je beter voorbereid, kan je makkelijk een versnelling hoger schakelen en vertrouw je op elkaar.
✔ Creëer met een beperkt budget een memorabel evenement
Onze klant had veel stress voor dit (eerste) award event. Hij was erg blij dat wij de touwtjes in handen hadden, dat alles vlot verlopen is en dat hij zich enkel moest bezig houden met het inhoudelijke. Of om het in zijn woorden te zeggen:
“Een architect denkt na over hoe hij een gebouw de combi kan geven van uniek en toch stevig, binnen zijn budget. Jullie hebben dit event als een echt goeie event-architect aangepakt!”
De Buck Agency NV – Steenweg 233a – 9810 Eke (Gent) – België
BTW nr BE0439.980.122 • Licentie A1053
Contacteer ons
BTW nr BE0439.980.122 • Licentie A1053
Contacteer ons
