Comment organiser un événement pour hauts dirigeants à la dernière minute ?

Avez-vous déjà eu pour mission d’organiser un évènement de dernière minute ? Si c’est le cas, vous savez sans doute que ce n’est pas évident. Lorsque vous devez recevoir 150 invités provenant des quatre coins du monde, que tous les invités doivent arriver à temps pour le congrès à l’hôtel réservé à Spa et que, en guise de cerise sur le gâteau, il vous faut organiser en prime une soirée quelque part dans les environs (destination inconnue), il est plus que probable que cela vous occasionne quelques sueurs froides. Nous étions d’avis que c’était là un formidable défi qu’il ne fallait pas laisser s’échapper. Vous verrez ci-dessous comment nous l’avons relevé avec succès.

Nos défis

Ce client à l’envergure internationale a fait appel à nous en dernière minute pour l’aider à organiser un congrès de deux jours, en ce compris une soirée. Le lieu du congrès – un hôtel à Spa – était déjà fixé. Pour la soirée, nous avons eu carte blanche. Des managers provenant de différents sièges implantés notamment en Russie, Ukraine, Amérique et Grande-Bretagne devaient prendre l’avion à destination d’aéroports en Belgique et dans les pays voisins pour participer à ce congrès. Cela représente déjà en soi un énorme défi. Les dirigeants de ce genre de multinationale ont un agenda plus que rempli et comme si cela ne suffisait pas, les horaires de vol changent à tout bout de champ.

Voici un aperçu des défis que nous avons eus à relever :

• Rechercher un endroit unique pour la soirée.
• Assurer le transfert de l’hôtel à l’endroit de la soirée.
• Faire une liste de tous les participants.
• Organiser leur transport aller-retour entre l’aéroport et l’hôtel.
• Offrir un soutien pendant toute la durée du congrès.

Notre plan d’action

Rechercher un endroit d’exception n’est pas une mince affaire. On peut écumer la toile pendant des heures à la recherche de la huitième merveille du monde. Mais chez De Buck, nous sommes des voyageurs, nous repoussons volontiers les frontières, nous sortons de notre zone de confort pour nos clients. Pour découvrir l’endroit parfait pour ce client, nous sommes allés à Spa enquêter sur les lieux environnants. Et nous y avons trouvé la magnifique abbaye de Stavelot.

✔ Un site unique à la mesure du client

Prévoir un transfert de l’hôtel à l’endroit retenu pour la soirée et le retour à l’hôtel ne nous a bien entendu posé aucun problème. Grâce à nos Coach Operations, nous avons une connaissance approfondie du parc d’autocars en Belgique. Réquisitionner trois autocars pour le transfert a été pour nous un jeu d’enfant.

✔ Transfert aller-retour entre l’hôtel et l’endroit de la soirée

150 hauts dirigeants avaient reçu une invitation pour assister à cet événement. Pour obtenir la liste de toutes ces personnes, nous avons développé un site web sur mesure où les participants ont pu confirmer leur participation. En plus des champs traditionnellement réservés au nom, au prénom et à la fonction, les invités ont également pu y indiquer leurs coordonnées de vol, leurs choix alimentaires et éventuelles allergies ainsi que le nom de leur compagnon de chambre. Nous avons ainsi pu recueillir toutes les informations dont nous avions besoin. Nous avons ensuite converti les informations recueillies via le site web en un fichier Excel que nous pouvions utiliser comme liste de noms.

✔ Faire la liste de tous les invités

Un des aspects les plus difficiles de l’organisation de ce type d’événement est de faire en sorte que les invités qui proviennent tous de pays différents et prennent des vols différents à destination d’aéroports différents, arrivent à temps à l’hôtel. Les horaires de vol changent continuellement et le moyen de transport prévu doit pouvoir s’adapter à ces changements. La communication est fondamentale à ce niveau. Il faut suivre en continu les e-mails et coups de téléphone des secrétaires, informer les chauffeurs et l’hôtel. Il faut veiller à ce que tout fonctionne comme sur des roulettes même lorsqu’il y a des changements. Il est très important que les invités eux-mêmes ne remarquent rien. Pour cette opération, nous avons monopolisé plusieurs voitures et minibus avec chauffeur ayant pour consigne de se rendre à des aéroports comme Zaventem, Eindhoven, Cologne et Schiphol.

✔ Transfert aller-retour entre l’aéroport et l’hôtel

Pendant le congrès et la soirée, deux Project Managers de De Buck étaient sur place pour veiller au grain. Nous faisons office d’interlocuteurs aussi bien devant que derrière les coulisses. Devant les coulisses, nous apportons une réponse à toutes les questions et à tous les souhaits des invités. Derrière les coulisses, nous veillons à ce que toutes les parties concernées se trouvent au bon endroit au bon moment. Pendant l’événement, nous installons également un Event Office, une sorte de bureau mobile. C’est toujours pratique quand il faut faire un nouveau badge, ou lorsqu’un invité conférencier veut encore imprimer quelque chose à la dernière minute.

✔ Accompagnement et assistance pendant le congrès et la soirée

Et qu’en a pensé le client ?

« Nous collaborons depuis des années avec De Buck et nous sommes toujours très contents du service fourni. Grâce à cette collaboration de longue date, ils savent précisément quelles sont nos attentes. Lorsqu’ils organisent un événement pour nous, ils le font à chaque fois avec le même souci du détail et le même enthousiasme. Le soutien physique et mental qu’ils nous offrent nous est devenu indispensable. Quoi qu’il advienne, De Buck a toujours une longueur d’avance aux moments les plus inattendus. »