{"id":1110,"date":"2016-09-01T10:44:33","date_gmt":"2016-09-01T08:44:33","guid":{"rendered":"http:\/\/debuck.dallas.be\/fr\/?post_type=portfolio&#038;p=1110"},"modified":"2018-01-09T14:52:09","modified_gmt":"2018-01-09T13:52:09","slug":"hoe-organiseer-last-minute-event-internationale-topmanagers","status":"publish","type":"portfolio","link":"https:\/\/www.debuckagency.com\/fr\/services\/hoe-organiseer-last-minute-event-internationale-topmanagers\/","title":{"rendered":"Comment organiser un \u00e9v\u00e9nement pour hauts dirigeants \u00e0 la derni\u00e8re minute ?"},"content":{"rendered":"<div id='av_section_1'  class='avia-section main_color avia-section-default avia-no-shadow  avia-bg-style-scroll  avia-builder-el-0  el_before_av_one_full  avia-builder-el-first  hero subpage-hero  container_wrap fullsize' style=' '  ><div class='container' ><main  role=\"main\" itemprop=\"mainContentOfPage\"  class='template-page content  av-content-full alpha units'><div class='post-entry post-entry-type-page post-entry-1110'><div class='entry-content-wrapper clearfix'>\n<div  class='avia-builder-widget-area clearfix  avia-builder-el-1  el_before_av_heading  avia-builder-el-first '><div id=\"text-6\" class=\"widget clearfix widget_text\">\t\t\t<div class=\"textwidget\"><div class=\"avia-image-container  av-styling-   avia-builder-el-1  el_before_av_heading  avia-builder-el-first   avia-align-center \" itemscope=\"itemscope\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/ImageObject\">\r\n    <div class=\"avia-image-container-inner\">\r\n        <a href=\"\/fr\/\" class=\"avia_image no-overlay\"><img class=\"avia_image \" src=\"https:\/\/www.debuckagency.com\/\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/logo-debuck.png\" alt=\"\" title=\"logo-debuck\" itemprop=\"contentURL\" style=\"\"><span class=\"overlay-type-extern\" style=\"left: -5px; top: 0px; overflow: hidden; display: block; height: 180px; width: 189px;\"><span class=\"image-overlay-inside\"><\/span><\/span><\/a>\r\n    <\/div>\r\n<\/div>\r\n<style>a.avia_image.no-overlay .image-overlay {display:none !important;} <\/style><\/div>\n\t\t<\/div><\/div>\n<div  style='padding-bottom:10px; color:#ffffff;' class='av-special-heading av-special-heading-h1 custom-color-heading blockquote modern-quote modern-centered  avia-builder-el-2  el_after_av_sidebar  el_before_av_button  '><h1 class='av-special-heading-tag '  itemprop=\"headline\"  >Comment organiser un \u00e9v\u00e9nement pour hauts dirigeants \u00e0 la derni\u00e8re minute ?<\/h1><div class='special-heading-border'><div class='special-heading-inner-border' style='border-color:#ffffff'><\/div><\/div><\/div>\n<div  class='avia-button-wrap avia-button-center  avia-builder-el-3  el_after_av_heading  avia-builder-el-last ' ><a href='https:\/\/www.debuckagency.com\/fr\/contact\/'  class='avia-button  avia-color-theme-color-subtle   avia-icon_select-no avia-size-x-large avia-position-center '   ><span class='avia_iconbox_title' >Prendre rendez-vous<\/span><\/a><\/div>\n<\/div><\/div><\/main><!-- close content main element --><\/div><\/div><div id='after_section_1'  class='main_color av_default_container_wrap container_wrap fullsize' style=' '  ><div class='container' ><div class='template-page content  av-content-full alpha units'><div class='post-entry post-entry-type-page post-entry-1110'><div class='entry-content-wrapper clearfix'>\n<div class=\"flex_column av_one_full  flex_column_div av-zero-column-padding first  avia-builder-el-4  el_after_av_section  el_before_av_section  avia-builder-el-no-sibling  detail-content \" style='border-radius:0px; '><section class=\"av_textblock_section \"  itemscope=\"itemscope\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/CreativeWork\" ><div class='avia_textblock detail-content-wysiwyg '   itemprop=\"text\" ><p><strong>Avez-vous d\u00e9j\u00e0 eu pour mission d&#8217;organiser un \u00e9v\u00e8nement de derni\u00e8re minute ? Si c\u2019est le cas, vous savez sans doute que ce n\u2019est pas \u00e9vident. Lorsque vous devez recevoir 150 invit\u00e9s provenant des quatre coins du monde, que tous les invit\u00e9s doivent arriver \u00e0 temps pour le congr\u00e8s \u00e0 l\u2019h\u00f4tel r\u00e9serv\u00e9 \u00e0 Spa et que, en guise de cerise sur le g\u00e2teau, il vous faut organiser en prime une soir\u00e9e quelque part dans les environs (destination inconnue), il est plus que probable que cela vous occasionne quelques sueurs froides. Nous \u00e9tions d&#8217;avis que c\u2019\u00e9tait l\u00e0 un formidable d\u00e9fi qu\u2019il ne fallait pas laisser s\u2019\u00e9chapper. Vous verrez ci-dessous comment nous l\u2019avons relev\u00e9 avec succ\u00e8s.<\/strong><\/p>\n<h2><strong>Nos d\u00e9fis<\/strong><\/h2>\n<p>Ce client \u00e0 l\u2019envergure internationale a fait appel \u00e0 nous en derni\u00e8re minute pour l\u2019aider \u00e0 organiser un congr\u00e8s de deux jours, en ce compris une soir\u00e9e. Le lieu du congr\u00e8s \u2013 un h\u00f4tel \u00e0 Spa \u2013 \u00e9tait d\u00e9j\u00e0 fix\u00e9. Pour la soir\u00e9e, nous avons eu <em>carte blanche<\/em>. Des managers provenant de diff\u00e9rents si\u00e8ges implant\u00e9s notamment en Russie, Ukraine, Am\u00e9rique et Grande-Bretagne devaient prendre l\u2019avion \u00e0 destination d\u2019a\u00e9roports en Belgique et dans les pays voisins pour participer \u00e0 ce congr\u00e8s. Cela repr\u00e9sente d\u00e9j\u00e0 en soi un \u00e9norme d\u00e9fi. Les dirigeants de ce genre de multinationale ont un agenda plus que rempli et comme si cela ne suffisait pas, les horaires de vol changent \u00e0 tout bout de champ.<\/p>\n<p>Voici un aper\u00e7u des d\u00e9fis que nous avons eus \u00e0 relever :<\/p>\n<ul>\n<li>Rechercher un endroit unique pour la soir\u00e9e.<\/li>\n<li>Assurer le transfert de l\u2019h\u00f4tel \u00e0 l\u2019endroit de la soir\u00e9e.<\/li>\n<li>Faire une liste de tous les participants.<\/li>\n<li>Organiser leur transport aller-retour entre l\u2019a\u00e9roport et l\u2019h\u00f4tel.<\/li>\n<li>Offrir un soutien pendant toute la dur\u00e9e du congr\u00e8s.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Notre plan d&#8217;action<\/strong><\/h2>\n<p>Rechercher un endroit d\u2019exception n\u2019est pas une mince affaire. On peut \u00e9cumer la toile pendant des heures \u00e0 la recherche de<em> la huiti\u00e8me merveille du monde<\/em>. Mais chez De Buck, nous sommes des voyageurs, nous repoussons volontiers les fronti\u00e8res, nous sortons de notre zone de confort pour nos clients. Pour d\u00e9couvrir l\u2019endroit parfait pour ce client, nous sommes all\u00e9s \u00e0 Spa enqu\u00eater sur les lieux environnants. Et nous y avons trouv\u00e9 la magnifique abbaye de Stavelot.<\/p>\n<p>\u2714\u00a0Un site unique \u00e0 la mesure du client<\/p>\n<p>Pr\u00e9voir un transfert de l\u2019h\u00f4tel \u00e0 l\u2019endroit retenu pour la soir\u00e9e et le retour \u00e0 l\u2019h\u00f4tel ne nous a bien entendu pos\u00e9 aucun probl\u00e8me. Gr\u00e2ce \u00e0 nos Coach Operations, nous avons une connaissance approfondie du parc d&#8217;autocars en Belgique. R\u00e9quisitionner trois autocars pour le transfert a \u00e9t\u00e9 pour nous un jeu d\u2019enfant.<\/p>\n<p>\u2714\u00a0Transfert aller-retour entre l\u2019h\u00f4tel et l\u2019endroit de la soir\u00e9e<\/p>\n<p>150 hauts dirigeants avaient re\u00e7u une invitation pour assister \u00e0 cet \u00e9v\u00e9nement. Pour obtenir la liste de toutes ces personnes, nous avons d\u00e9velopp\u00e9 un site web sur mesure o\u00f9 les participants ont pu <em>confirmer leur participation<\/em>. En plus des champs traditionnellement r\u00e9serv\u00e9s au nom, au pr\u00e9nom et \u00e0 la fonction, les invit\u00e9s ont \u00e9galement pu y indiquer leurs coordonn\u00e9es de vol, leurs choix alimentaires et \u00e9ventuelles allergies ainsi que le nom de leur compagnon de chambre. Nous avons ainsi pu recueillir toutes les informations dont nous avions besoin. Nous avons ensuite converti les informations recueillies via le site web en un fichier Excel que nous pouvions utiliser comme liste de noms.<\/p>\n<p>\u2714\u00a0Faire la liste de tous les invit\u00e9s<\/p>\n<p>Un des aspects les plus difficiles de l\u2019organisation de ce type d\u2019\u00e9v\u00e9nement est de faire en sorte que les invit\u00e9s qui proviennent tous de pays diff\u00e9rents et prennent des vols diff\u00e9rents \u00e0 destination d\u2019a\u00e9roports diff\u00e9rents, arrivent \u00e0 temps \u00e0 l\u2019h\u00f4tel. Les horaires de vol changent continuellement et le moyen de transport pr\u00e9vu doit pouvoir s&#8217;adapter \u00e0 ces changements. <em>La communication est fondamentale<\/em> \u00e0 ce niveau. Il faut suivre en continu les e-mails et coups de t\u00e9l\u00e9phone des secr\u00e9taires, informer les chauffeurs et l\u2019h\u00f4tel. Il faut veiller \u00e0 ce que tout fonctionne comme sur des roulettes m\u00eame lorsqu&#8217;il y a des changements. Il est tr\u00e8s important que les invit\u00e9s eux-m\u00eames ne remarquent rien. Pour cette op\u00e9ration, nous avons monopolis\u00e9 plusieurs voitures et minibus avec chauffeur ayant pour consigne de se rendre \u00e0 des a\u00e9roports comme Zaventem, Eindhoven, Cologne et Schiphol.<\/p>\n<p>\u2714 Transfert aller-retour entre l\u2019a\u00e9roport et l\u2019h\u00f4tel<\/p>\n<p>Pendant le congr\u00e8s et la soir\u00e9e, deux Project Managers de De Buck \u00e9taient sur place pour veiller au grain. Nous faisons office d&#8217;interlocuteurs aussi bien devant que derri\u00e8re les coulisses. Devant les coulisses, nous apportons une r\u00e9ponse \u00e0 toutes les questions et \u00e0 tous les souhaits des invit\u00e9s. Derri\u00e8re les coulisses, nous veillons \u00e0 ce que toutes les parties concern\u00e9es se trouvent au bon endroit au bon moment. Pendant l\u2019\u00e9v\u00e9nement, nous installons \u00e9galement un Event Office, une sorte de bureau mobile. C\u2019est toujours pratique quand il faut faire un nouveau badge, ou lorsqu\u2019un invit\u00e9 conf\u00e9rencier veut encore imprimer quelque chose \u00e0 la derni\u00e8re minute.<\/p>\n<p>\u2714\u00a0Accompagnement et assistance pendant le congr\u00e8s et la soir\u00e9e<\/p>\n<h3><strong>Et qu\u2019en a pens\u00e9 le client ?<\/strong><\/h3>\n<p>\u00ab\u00a0Nous collaborons depuis des ann\u00e9es avec De Buck et nous sommes toujours tr\u00e8s contents du service fourni. Gr\u00e2ce \u00e0 cette collaboration de longue date, ils savent pr\u00e9cis\u00e9ment quelles sont nos attentes. Lorsqu\u2019ils organisent un \u00e9v\u00e9nement pour nous, ils le font \u00e0 chaque fois avec le m\u00eame souci du d\u00e9tail et le m\u00eame enthousiasme. Le soutien physique et mental qu&#8217;ils nous offrent nous est devenu indispensable. Quoi qu&#8217;il advienne, De Buck a toujours une longueur d&#8217;avance aux moments les plus inattendus.\u00a0\u00bb<\/p>\n<\/div><\/section><\/div><\/div><\/div><\/div><!-- close content main div --><\/div><\/div><div id='av_section_2'  class='avia-section main_color avia-section-default avia-no-shadow  avia-bg-style-scroll  avia-builder-el-6  el_after_av_one_full  el_before_av_section  contact-link  container_wrap fullsize' style='background-color: #c45230;  '  ><div class='container' ><div class='template-page content  av-content-full alpha units'><div class='post-entry post-entry-type-page post-entry-1110'><div class='entry-content-wrapper clearfix'>\n<div  class='avia-builder-widget-area clearfix  avia-builder-el-7  el_before_av_button  avia-builder-el-first '><div id=\"text-11\" class=\"widget clearfix widget_text\">\t\t\t<div class=\"textwidget\"><div style=\"padding-bottom:10px;\" class=\"av-special-heading av-special-heading-h2  blockquote modern-quote modern-centered  avia-builder-el-28  el_before_av_button  avia-builder-el-first  \"><h2 class=\"av-special-heading-tag\" itemprop=\"headline\">ENVIE DE SAVOIR CE QUE NOUS POUVONS FAIRE POUR VOUS ?<\/h2><div class=\"av-subheading av-subheading_below \" style=\"font-size:15px;\">\r\n<\/div><div class=\"special-heading-border\"><div class=\"special-heading-inner-border\"><\/div><\/div><\/div>\r\n\r\n<div class=\"avia-button-wrap avia-button-center  avia-builder-el-27  el_after_av_sidebar  avia-builder-el-last  \">\r\n  <a href=\"\/fr\/contact\/\" class=\"avia-button  avia-icon_select-no avia-color-theme-color-subtle avia-size-x-large avia-position-center \">\r\n    <span class=\"avia_iconbox_title\">Contactez-nous<\/span>\r\n  <\/a>\r\n<\/div><\/div>\n\t\t<\/div><\/div>\n<div  class='avia-button-wrap avia-button-center  avia-builder-el-8  el_after_av_sidebar  avia-builder-el-last ' ><a href=''  class='avia-button  avia-color-theme-color-subtle   avia-icon_select-no avia-size-x-large avia-position-center '   ><span class='avia_iconbox_title' >Contacteer ons<\/span><\/a><\/div>\n<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><!-- close content main div --><\/div><\/div><div id='footer-contact'  class='avia-section main_color avia-section-default avia-no-shadow  avia-bg-style-scroll  avia-builder-el-9  el_after_av_section  avia-builder-el-last   container_wrap fullsize' style='background-color: #111111; 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