{"id":3594,"date":"2016-12-05T14:57:05","date_gmt":"2016-12-05T13:57:05","guid":{"rendered":"https:\/\/www.debuckagency.com\/services\/hoe-ga-je-om-met-wijzigingen-tijdens-de-voorbereiding-van-je-evenement\/"},"modified":"2018-01-09T14:55:33","modified_gmt":"2018-01-09T13:55:33","slug":"hoe-ga-je-om-met-wijzigingen-tijdens-de-voorbereiding-van-je-evenement","status":"publish","type":"portfolio","link":"https:\/\/www.debuckagency.com\/fr\/services\/hoe-ga-je-om-met-wijzigingen-tijdens-de-voorbereiding-van-je-evenement\/","title":{"rendered":"Comment g\u00e9rer les changements qui interviennent en cours de pr\u00e9paration d\u2019un \u00e9v\u00e9nement?"},"content":{"rendered":"<div id='av_section_1'  class='avia-section main_color avia-section-huge avia-no-shadow  avia-bg-style-scroll  avia-builder-el-0  el_before_av_one_full  avia-builder-el-first  hero subpage-hero  container_wrap fullsize' style=' '  ><div class='container' ><main  role=\"main\" itemprop=\"mainContentOfPage\"  class='template-page content  av-content-full alpha units'><div class='post-entry post-entry-type-page post-entry-3594'><div class='entry-content-wrapper clearfix'>\n<div  class='avia-builder-widget-area clearfix  avia-builder-el-1  el_before_av_heading  avia-builder-el-first '><div id=\"text-6\" class=\"widget clearfix widget_text\">\t\t\t<div class=\"textwidget\"><div class=\"avia-image-container  av-styling-   avia-builder-el-1  el_before_av_heading  avia-builder-el-first   avia-align-center \" itemscope=\"itemscope\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/ImageObject\">\r\n    <div class=\"avia-image-container-inner\">\r\n        <a href=\"\/fr\/\" class=\"avia_image no-overlay\"><img class=\"avia_image \" src=\"https:\/\/www.debuckagency.com\/\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/logo-debuck.png\" alt=\"\" title=\"logo-debuck\" itemprop=\"contentURL\" style=\"\"><span class=\"overlay-type-extern\" style=\"left: -5px; top: 0px; overflow: hidden; display: block; height: 180px; width: 189px;\"><span class=\"image-overlay-inside\"><\/span><\/span><\/a>\r\n    <\/div>\r\n<\/div>\r\n<style>a.avia_image.no-overlay .image-overlay {display:none !important;} <\/style><\/div>\n\t\t<\/div><\/div>\n<div  style='padding-bottom:10px; color:#ffffff;' class='av-special-heading av-special-heading-h1 custom-color-heading blockquote modern-quote modern-centered  avia-builder-el-2  el_after_av_sidebar  el_before_av_button  '><h1 class='av-special-heading-tag '  itemprop=\"headline\"  >Comment g\u00e9rer les changements qui interviennent en cours de pr\u00e9paration d\u2019un \u00e9v\u00e9nement?<\/h1><div class='special-heading-border'><div class='special-heading-inner-border' style='border-color:#ffffff'><\/div><\/div><\/div>\n<div  class='avia-button-wrap avia-button-center  avia-builder-el-3  el_after_av_heading  avia-builder-el-last ' ><a href='https:\/\/www.debuckagency.com\/fr\/contact\/'  class='avia-button  avia-color-theme-color-subtle   avia-icon_select-no avia-size-x-large avia-position-center '   ><span class='avia_iconbox_title' >Prendre rendez-vous<\/span><\/a><\/div>\n<\/div><\/div><\/main><!-- close content main element --><\/div><\/div><div id='after_section_1'  class='main_color av_default_container_wrap container_wrap fullsize' style=' '  ><div class='container' ><div class='template-page content  av-content-full alpha units'><div class='post-entry post-entry-type-page post-entry-3594'><div class='entry-content-wrapper clearfix'>\n<div class=\"flex_column av_one_full  flex_column_div av-zero-column-padding first  avia-builder-el-4  el_after_av_section  el_before_av_section  avia-builder-el-no-sibling  detail-content \" style='border-radius:0px; '><section class=\"av_textblock_section \"  itemscope=\"itemscope\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/CreativeWork\" ><div class='avia_textblock detail-content-wysiwyg '   itemprop=\"text\" ><p><strong>Les modifications sont in\u00e9vitables. Lorsqu\u2019on organise un \u00e9v\u00e9nement, on doit \u00eatre pr\u00e9par\u00e9 \u00e0 faire face des changements (im)pr\u00e9visibles. Nous avions organis\u00e9 une convention de deux jours pour 225 personnes au Ch\u00e2teau Du Lac pour une grande soci\u00e9t\u00e9 d\u2019envergure internationale. Comment faire lorsque ce nombre grimpe subitement \u00e0 375 personnes en raison des circonstances et que la convention doit durer non plus deux mais bien trois jours? <\/strong><\/p>\n<h2><strong>Nos d\u00e9fis<\/strong><\/h2>\n<p>Au cours de la pr\u00e9paration de cet \u00e9v\u00e9nement, les directives ont chang\u00e9 radicalement. Notre client devait lancer certaines choses importantes en interne et la convention devait en \u00eatre le coup d\u2019envoi. L\u2019importance de l\u2019\u00e9v\u00e9nement a tout \u00e0 coup pris de l\u2019ampleur, la convention durerait un jour de plus et le nombre de participants ne cessait d&#8217;augmenter. Le public \u00e9tait international et constitu\u00e9 majoritairement de participants provenant d\u2019Europe occidentale. Finalement, nous avons pu r\u00e9partir ces 375 personnes en quatre groupes ayant chacun un calendrier, des besoins et des souhaits diff\u00e9rents. Au moment o\u00f9 nous avons \u00e9t\u00e9 avertis des modifications, nous avions d\u00e9j\u00e0 fix\u00e9 l\u2019endroit. Nous avons donc d\u00fb revoir les possibilit\u00e9s existantes. Et en guise de cerise sur le g\u00e2teau, nous devions \u00e9galement nous charger de l\u2019organisation de la soir\u00e9e.<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Welke uitdagingen legden ze bij ons neer?<\/span><\/p>\n<ul>\n<li>Trouver un endroit ad\u00e9quat.<\/li>\n<li>Veiller \u00e0 ce que nos participants venant de diff\u00e9rents coins de la plan\u00e8te arrivent sans encombre \u00e0 l\u2019endroit de la convention.<\/li>\n<li>Organiser une soir\u00e9e appropri\u00e9e.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Notre plan d&#8217;action <\/strong><\/h2>\n<p>Nous pouvions faire une proposition pour l\u2019endroit, mais celui-ci devait remplir certaines conditions.<\/p>\n<ul>\n<li>L\u2019endroit ne pouvait pas se trouver dans le centre de Bruxelles.<\/li>\n<li>Il devait disposer d\u2019une grande salle de r\u00e9union pl\u00e9ni\u00e8re avec en outre 10 \u00e0 15 salles pouvant accueillir des ateliers.<\/li>\n<li>Un parking suffisant.<\/li>\n<li>La possibilit\u00e9 de cr\u00e9er une ambiance.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nous avons tenu compte de toutes ces conditions et nous avons sorti le Ch\u00e2teau du Lac de notre chapeau. Au moment o\u00f9 nous avons fait cette proposition, le nombre de participants \u00e9tait de 225 personnes. Lorsque ce nombre est pass\u00e9 \u00e0 375 personnes, nous avons d\u00fb examiner si cet endroit r\u00e9pondait encore aux exigences. Heureusement, le Ch\u00e2teau du Lac pouvait faire face \u00e0 un tel \u00e9largissement. L\u2019endroit offrait en effet suffisamment de flexibilit\u00e9 en termes de salles de r\u00e9union. Finalement, nous avons r\u00e9quisitionn\u00e9 14 salles d&#8217;ateliers et nous nous sommes occup\u00e9s de toutes les sessions qui devaient s\u2019y tenir. Mais il nous fallait trouver un h\u00f4tel en plus. Nous en avons trouv\u00e9 un \u00e0 proximit\u00e9 qui pouvait mettre les chambres suppl\u00e9mentaires \u00e0 disposition.<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u2714 Trouver un endroit ad\u00e9quat.<\/span><\/p>\n<p>Lorsqu\u2019une entreprise d\u2019envergure internationale organise une convention, ses invit\u00e9s proviennent \u00e9galement souvent de pays diff\u00e9rents. Dans le cas pr\u00e9sent, la plupart d\u2019entre eux venaient d\u2019Europe occidentale. Nous avons organis\u00e9 les transferts de tous ces participants. Nous avons veill\u00e9 \u00e0 ce qu\u2019ils soient sur le bon avion et \u00e0 ce qu\u2019ils soient ensuite amen\u00e9s \u00e0 l\u2019endroit de la convention via un service de navettes. Pour un certain nombre de participants, c\u2019\u00e9tait la premi\u00e8re fois qu\u2019ils \u00e9taient invit\u00e9s \u00e0 une convention en Belgique. Pour leur offrir un accueil chaleureux, nous nous sommes assur\u00e9 la pr\u00e9sence d\u2019une h\u00f4tesse parlant russe. Vu que le nombre de participants avait presque doubl\u00e9, nous nous sommes mis en qu\u00eate d&#8217;un h\u00f4tel suppl\u00e9mentaire \u00e0 proximit\u00e9 du Ch\u00e2teau du Lac. Nous avons \u00e9galement pr\u00e9vu un service de navettes pour ces participants afin qu&#8217;ils puissent avoir une possibilit\u00e9 de transfert \u00e0 tout moment.<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u2714 Veiller \u00e0 ce que nos participants provenant de pays diff\u00e9rents arrivent sans encombre \u00e0 l\u2019endroit de la convention.<\/span><\/p>\n<p>Comme son nom l\u2019indique, le Ch\u00e2teau du Lac se trouve au bord d&#8217;un lac. L\u2019organisation de la soir\u00e9e ne nous a pas demand\u00e9 un long temps de r\u00e9flexion. Un lac et une vue magnifique : une beach party s&#8217;imposait ! Mais nous n\u2019\u00e9tions alors qu\u2019en f\u00e9vrier et nous avons install\u00e9 une tente pour prot\u00e9ger les participants des frimas hivernaux. La tente \u00e9tait enti\u00e8rement transparente pour permettre aux invit\u00e9s de profiter de la vue magnifique et un tapis de sable y avait \u00e9t\u00e9 am\u00e9nag\u00e9 pour cr\u00e9er une ambiance soleil-mer-plage. Nous pouvons nous targuer d&#8217;avoir organis\u00e9 une f\u00eate fantastique qui a dur\u00e9 jusqu\u2019aux petites heures&#8230;<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u2714 <\/span>Organiser une soir\u00e9e appropri\u00e9e.<\/p>\n<\/div><\/section><\/div><\/div><\/div><\/div><!-- close content main div --><\/div><\/div><div id='av_section_2'  class='avia-section main_color avia-section-default avia-no-shadow  avia-bg-style-scroll  avia-builder-el-6  el_after_av_one_full  el_before_av_section  contact-link  container_wrap fullsize' style='background-color: #c45230;  '  ><div class='container' ><div class='template-page content  av-content-full alpha units'><div class='post-entry post-entry-type-page post-entry-3594'><div class='entry-content-wrapper clearfix'>\n<div  class='avia-builder-widget-area clearfix  avia-builder-el-7  el_before_av_button  avia-builder-el-first '><div id=\"text-11\" class=\"widget clearfix widget_text\">\t\t\t<div class=\"textwidget\"><div style=\"padding-bottom:10px;\" class=\"av-special-heading av-special-heading-h2  blockquote modern-quote modern-centered  avia-builder-el-28  el_before_av_button  avia-builder-el-first  \"><h2 class=\"av-special-heading-tag\" itemprop=\"headline\">ENVIE DE SAVOIR CE QUE NOUS POUVONS FAIRE POUR VOUS ?<\/h2><div class=\"av-subheading av-subheading_below \" style=\"font-size:15px;\">\r\n<\/div><div class=\"special-heading-border\"><div class=\"special-heading-inner-border\"><\/div><\/div><\/div>\r\n\r\n<div class=\"avia-button-wrap avia-button-center  avia-builder-el-27  el_after_av_sidebar  avia-builder-el-last  \">\r\n  <a href=\"\/fr\/contact\/\" class=\"avia-button  avia-icon_select-no avia-color-theme-color-subtle avia-size-x-large avia-position-center \">\r\n    <span class=\"avia_iconbox_title\">Contactez-nous<\/span>\r\n  <\/a>\r\n<\/div><\/div>\n\t\t<\/div><\/div>\n<div  class='avia-button-wrap avia-button-center  avia-builder-el-8  el_after_av_sidebar  avia-builder-el-last ' ><a href=''  class='avia-button  avia-color-theme-color-subtle   avia-icon_select-no avia-size-x-large avia-position-center '   ><span class='avia_iconbox_title' >Contacteer ons<\/span><\/a><\/div>\n<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><!-- close content main div --><\/div><\/div><div id='footer-contact'  class='avia-section main_color avia-section-default avia-no-shadow  avia-bg-style-scroll  avia-builder-el-9  el_after_av_section  avia-builder-el-last   container_wrap fullsize' style='background-color: #111111;  '  ><div class='container' ><div class='template-page content  av-content-full alpha units'><div class='post-entry post-entry-type-page post-entry-3594'><div class='entry-content-wrapper clearfix'>\n<div class=\"flex_column av_one_full  flex_column_div av-zero-column-padding first  avia-builder-el-10  avia-builder-el-no-sibling  \" style='border-radius:0px; '><div  class='avia-builder-widget-area clearfix  avia-builder-el-11  avia-builder-el-no-sibling '><div id=\"text-15\" class=\"widget clearfix widget_text\">\t\t\t<div class=\"textwidget\"><div class=\"\">\r\n    <div class=\"template-page content  av-content-full alpha units\">\r\n        <div class=\"post-entry post-entry-type-page post-entry-157\">\r\n            <div class=\"entry-content-wrapper clearfix\">\r\n                <div class=\"flex_column av_two_third  flex_column_div av-zero-column-padding first  avia-builder-el-15  el_before_av_one_third  avia-builder-el-first  \" style=\"border-radius:0px; \">\r\n                    <div class=\"avia-builder-widget-area clearfix  avia-builder-el-16  avia-builder-el-no-sibling \">\r\n                        <div id=\"text-2\" class=\"widget clearfix widget_text\">\r\n                            <div class=\"textwidget\">\r\n                                <section class=\"av_textblock_section\" itemscope=\"itemscope\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/CreativeWork\">\r\n                                    <div class=\"avia_textblock \" itemprop=\"text\">\r\n                                        <p><img class=\"alignnone size-full wp-image-18\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/logo-debuck.png\" alt=\"logo-debuck\" srcset=\"\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/logo-debuck.png 179w, \/wp-content\/uploads\/2016\/06\/logo-debuck-80x80.png 80w, \/wp-content\/uploads\/2016\/06\/logo-debuck-36x36.png 36w, \/wp-content\/uploads\/2016\/06\/logo-debuck-120x120.png 120w\" sizes=\"(max-width: 179px) 100vw, 179px\" width=\"179\" height=\"180\">\r\n                                        <\/p>\r\n                                        <div class=\"adres_info\">De Buck Agency NV \u2013 Steenweg 233a \u2013 9810 Eke (Gent) \u2013 Belgi\u00eb\r\n                                            <br> BTW nr BE0439.980.122 \u2022 Licentie A1053\r\n                                            <br><br>\r\n                                            <a href=\"\/fr\/contact\"><i class=\"fa fa-envelope\" aria-hidden=\"true\"><\/i>&nbsp;Fixez un rendez-vous<\/a><br><br>\r\n                                        <\/div>\r\n                                    <\/div>\r\n                                <\/section>\r\n                            <\/div>\r\n                        <\/div>\r\n                    <\/div>\r\n                <\/div>\r\n                <div class=\"flex_column av_one_third  flex_column_div av-zero-column-padding   avia-builder-el-17  el_after_av_two_third  avia-builder-el-last  social-knoppen \" style=\"border-radius:0px; 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