Notre client avait organisé un concours en Europe : quel serait l’architecte qui réaliserait le plus beau projet ? La recherche du concepteur du bâtiment le plus beau et le plus inventif était lancée. Nous avons été choisis comme partenaires pour l’apothéose : une soirée de remise des prix. De Buck ne serait pas De Buck si nous n’avions pas imaginé une cérémonie de remise de prix hors norme dans un endroit exceptionnel.
Nos défis
La cérémonie de remise de prix de notre client se déroulait au cours d’une des soirées inscrites au programme du congrès annuel que nous avions par ailleurs organisé pour eux. « Il faut que ce soit en Espagne. » Telle est finalement la seule condition qui nous avait été imposée. Pour le reste nous avions reçu « carte blanche ». Le nombre de personnes présentes avait été évalué à quelque300 à 400 personnes. Parmi ce nombre figuraient les congressistes, leurs partenaires et les finalistes eux-mêmes. Les invités devaient arriver en avion (notamment) de France, de Belgique, du Luxembourg et d’Italie. Il fallait que l’événement soit haut de gamme, mais une fête de clôture n’était pas envisageable. Tous les projets des finalistes devaient encore être montrés dans une vidéo agréable à regarder.
Quels sont les défis que nous avons eu à relever ?
- Rechercher un endroit adapté au thème
- Créer un événement mémorable avec un budget limité
- Faire en sorte que les congressistes, leurs partenaires et les finalistes arrivent à temps à la cérémonie
Notre plan d’action
Une des premières choses à faire lorsqu’on organise un événement, c’est de rechercher un endroit adéquat. Le lieu doit être adapté au thème de l’événement. Dans le cas présent, c’était un événement auquel un grand nombre d’architectes et d’autres professionnels du secteur de la construction allaient assister. Nous nous sommes donc mis en quête d’un endroit à la hauteur de ces invités.
Il faut bien avouer que l’Espagne compte un nombre exceptionnel d’endroits ad hoc. Étant donné que la cérémonie de remise des prix faisait partie du programme du congrès du client qui s’étalait sur plusieurs jours, il nous fallait rechercher des infrastructures de réunion et d’hébergement à proximité d’un endroit digne d’accueillir la cérémonie. Le prix était décerné par un jury professionnel d’architectes, ce qui nous a incités à rechercher des bâtiments qu’ils avaient réalisés en Espagne continentale. Nous avons très vite pu établir une shortlist. Sur cette liste, nous avons choisi leParque de las Ciencias, un musée aux lignes futuristes, œuvre du président du jury.
Oui, mais un musée, c’est un espace public ! Il nous fallait donc tenir compte des heures d’ouverture du musée. Ce qui nous a valu un défi supplémentaire. Comment allions-nous le résoudre ?
- Nous avons pris des mesures de sécurité supplémentaires : davantage de personnel et une équipe de sécurité plus importante pour installer la scène, le matériel de projection et le matériel audiovisuel.
- L’équipe chargée de la restauration s’est affairée à la préparation en coulisses. Lorsque le musée a fermé ses portes, toutes les tables ont été sorties de leur cachette et placées au bon endroit.
- Nous avons placé la régie de l’installation audiovisuelle sur la mezzanine pour pouvoir tout préparer en temps voulu.
- Nous nous sommes fait accompagner par un collègue parlant espagnol pour optimiser la communication sur place.
✔ Trouver un endroit adapté au thème
Nous avons veillé à ce que tous les transferts en Espagne soient réglés pour les invités. Du musée à l’hôtel, de l’hôtel au congrès, de l’hôtel à l’aéroport… malgré quelques aéroports moins pratiques, comme celui de Malaga qui ne se trouve pas vraiment tout près, tous les invités sont arrivés à temps. Les invités n’ont dû s’inquiéter de rien.
✔ Faire en sorte que les congressistes, leurs partenaires et les finalistes arrivent à temps à la cérémonie
La cérémonie de remise des prix a été préparée dans les moindres détails. Nous avions été attentifs à de nombreuses choses et avions même prévu un plan B – on ne sait jamais. Nous avions par exemple une feuille de route séparée avec un « scénario mauvais temps ». Grâce à cette bonne préparation, le jour même tout a marché comme sur des roulettes. Nous avions réuni les différents fournisseurs plusieurs fois sur place pour ne rien laisser au hasard. Le jour de la cérémonie, quatre Project Managers de De Buck étaient également présents pour veiller à ce que tout se déroule sans accroc. Lorsqu’on travaille avec son propre personnel, on peut évidemment interagir les uns avec les autres, on est mieux préparé, on peut facilement passer à la vitesse supérieure et on se fait confiance.
✔ Créer un événement mémorable avec un budget limité
Notre client était très stressé par cette (première) cérémonie de remise de prix. Il a vraiment été content de nous voir prendre les choses en main, de constater que tout s’était bien passé et de n’avoir dû se préoccuper que du contenu. Ou pour reprendre ses termes :
« Un architecte réfléchit à la façon dont il peut assurer à la fois le caractère unique et la solidité d’un bâtiment tout en respectant les limites de son budget. » Vous avez réalisé cet événement avec tout le talent d’un très bon architecte événementiel ! »
De Buck Agency NV – Steenweg 233a – 9810 Eke (Gent) – België
BTW nr BE0439.980.122 • Licentie A1053
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