D’Anvers à New York avec la Red Star Line

« Tout doit être haut de gamme mais dans les limites d’un budget strict ! » Tel était le souhait du client pour cet événement professionnel. Il fallait que ce soit un événement unique de très haut vol. Nous avons réuni nos esprits créatifs et avons eu l’idée de faire embarquer les participants pour un voyage virtuel à New York avec la Red Star Line.

Pour ce client, nous allions retourner plus de 100 ans en arrière.  La Red Star Line a navigué entre Anvers et New York de 1873 à 1934. Aujourd’hui, le Red Star Line museum à Anvers est installé dans les hangars historiques de cette ancienne compagnie maritime. Nous avons proposé cet endroit avec enthousiasme à notre client.

Une idée grandiose, certes, mais dont la réalisation entraîne son lot de défis.  Un des plus gros défis a été la logistique. Le Red Star Line museum est un musée municipal ouvert au grand public. Nous ne pouvions donc commencer la mise en place de l’événement qu’après la fermeture du musée, soit après 17 h. Les invités étaient des gens qui reçoivent chaque semaine une masse d’invitations dans leur boîte aux lettres (électronique). Il fallait donc imaginer une invitation originale.

Nos défis

• La mise en place du décor de la soirée ne pouvait commencer qu’à 17 h.

• Organiser un événement original, haut de gamme dans les limites d’un budget strict

Notre plan d’action

Étant donné que l’endroit choisi était un musée municipal, nous ne pouvions commencer à planter notre décor qu’à partir du moment où le musée fermait ses portes au grand public. Le musée fermait à 17 h et les invités arrivaient à partir de 18 h 30.  Nous avons opté pour une approche stratégique consistant à diviser le musée en deux parties.

Nous avons clôturé une partie en tendant une grande toile noire pour que les invités ne puissent pas y entrer. Les plus gros préparatifs devaient encore être réalisés dans cet espace fermé, mais cela pouvait se faire pendant que les invités étaient accueillis dans les salles déjà prêtes.

Nous avons rendu l’AV aussi compact que possible, ce qui nous a permis de déployer, connecter et vérifier le son de tout le matériel sans grande difficulté et le traiteur a installé une tente du côté de la façade latérale du musée sur le trottoir. Finalement tout s’est parfaitement déroulé et tout a été impeccable jusque dans les moindres détails.

✔ À peine une heure et demie pour assurer la mise en place de l’événement

Nous avons parlé du lieu de l’événement. Mais ce que nous n’avons pas encore dit, c’est que cet endroit allait être le fil conducteur de l’événement. En d’autres termes, nous avons créé un concept total.  Nous avons fait marcher les invités sur les traces des émigrants, il y a plus de 100 ans. Le ton était déjà donné à leur arrivée sur le parking. Les invités laissaient leur véhicule motorisé au parking et étaient amenés jusqu’à l’entrée en calèche. De nombreux figurants nous ont aidé à donner vie à notre concept. Un crieur de rue, une famille pauvre de la campagne, Albert Einstein, le capitaine du navire, le désinfecteur, … tous jouaient un rôle.

Le walking dinner s’inscrivait également entièrement dans le thème choisi. La soirée a débuté par un trio d’anguilles de rivière à l’anversoise, suivi de spécialités du Royaume Uni et d’Irlande. Nous avons terminé par un hot dog américain de luxe. Eh oui, il y avait même un iceberg au programme, mais sous la forme d’un délicieux sorbet. Les invités étaient servis par des matelots tandis qu’en arrière-plan résonnait la musique d’un orchestre de jazz.

✔ Un événement original et haut de gamme dans les limites d’un budget strict

Pour terminer, nous ne résistons pas au plaisir de raconter une truculente anecdote à propos de la soirée :

Les figurants étaient plus vrais que nature et évoluaient parmi les invités. Le désinfecteur s’est adressé à un certain moment à une personne du public (qui était un figurant mais les invités ne le savaient pas). Le désinfecteur a demandé à cette personne de se déshabiller entièrement pour procéder à un nettoyage et à une désinfection en règle afin de le débarrasser des parasites comme les poux.  Un des directeurs a cru que la victime était un des invités et est intervenu immédiatement pour demander un mot d’explication … Notre mise en scène était donc vraiment réussie !