Van Antwerpen naar New York met de Red Star Line

“Alles moet top zijn en dit met een strikt budget!” Dat was de wens van de klant voor dit bedrijfsevenement. Het moest een uniek evenement worden dat kwaliteit uitstraalt. Wij staken onze creatieve koppen bij elkaar en hadden het idee om de gasten mee te nemen op een virtuele reis naar New York met de Red Star Line.

Voor deze klant gingen we meer dan 100 jaar terug in de tijd. Van 1873 tot 1934 vaart de Red Star Line tussen Antwerpen en New York. In de historische loodsen van deze oude rederij is tegenwoordig het Red Star Line Museum in Antwerpen gevestigd. Deze locatie stelden we graag voor aan onze klant.

Een topidee zo blijkt. Maar geen idee dat zonder uitdagingen komt. Eén van de grootste uitdagingen was de logistiek. Het Red Star Line Museum is een stadsmuseum open voor het grote publiek. We konden dus pas met de opbouw van het evenement beginnen nadat het museum gesloten was – vanaf 17u00. De genodigden waren mensen die wekelijks tal van uitnodigingen in hun (digitale) brievenbus kregen. Met een originele uitnodiging op de proppen komen was dus noodzakelijk.

De uitdagingen

• De opbouw van het avondevenement kan pas starten vanaf 17u00

• Organiseer een origineel, kwalitatief evenement binnen een strikt budget

Aan de slag

Aangezien de locatie een stadsmuseum is, konden we pas starten met de opbouw vanaf het moment dat het museum de deuren sloot voor het grote publiek. Het museum ging dicht om 17u00 en de genodigden kwamen toe vanaf 18u30. We deden een strategische zet door het museum in twee op te splitsen.

Zo schermden we één gedeelte af met een zwarte doek, zodat daar nog geen gasten naar binnen konden. In deze afgeschermde ruimte, moesten de grootste voorbereidingen nog van start gaan maar dit kon terwijl de gasten ontvangen werden in de reeds afgewerkte zalen.

We maakten de AV zo compact mogelijk waardoor we alle materialen vlot konden binnenrollen, aansluiten en soundchecken en de cateraar zette een tent op aan de zijkant van het museum op de stoep. Uiteindelijk geraakte alles feilloos af en was alles tot in de puntjes in orde.

✔ Slechts anderhalf uur tijd voor de opbouw van het avondevenement

De locatie van het evenement, weet je ondertussen al. Maar wist je ook al dat deze locatie de leidraad vormde voor het evenement? We creëerden met andere woorden een totaalconcept. We lieten de genodigden treden in de voetsporen van de landverhuizers, meer dan 100 jaren geleden. Het begon al bij aankomst op de parking. De gasten lieten hun stalen ros op de parking staan en ze werden tot aan de ingang gebracht met paard en koets. Tal van figuranten zorgden ervoor dat het hele idee tot leven kwam. Een bellenman, een arme familie van het platteland, Albert Einstein, de kapitein van het schip, de desinfecteur,… allemaal speelden ze een rol.

Maar ook het walking dinner was helemaal afgestemd op het thema. De avond begon met een trio van Antwerpse rivierpaling, waarna er specialiteiten volgden uit het Verenigd Koninkrijk en Ierland. Eindigen deden we met een Amerikaans luxueuze haute dog. En ja, ondertussen kwamen we ook een ijsberg tegen, in de vorm van een heerlijke sorbet weliswaar. De gasten werden bediend door matrozen terwijl ze op de achtergrond konden genieten van de muzikale noten van een jazz band.

✔ Een origineel en kwalitatief evenement binnen een strikt budget

Laten we deze case afsluiten met een heerlijke anekdote van de avond:

De figuranten waren levensecht en gingen ook volledig op tussen de genodigden. De desinfecteur haalde op een gegeven moment een persoon uit het publiek (dit was een figurant maar dat wisten de genodigden niet). De desinfecteur vroeg aan deze persoon om zich volledig uit te kleden voor een volledige reiniging en desinfectie van ongedierte zoals luizen. Eén van de directeurs dacht dat het slachtoffer één van de genodigden was en kwam onmiddellijk om een woordje uitleg vragen… Zo goed waren we dus in ons opzet geslaagd!