Comment gérer les changements qui interviennent en cours de préparation d’un événement?

Les modifications sont inévitables. Lorsqu’on organise un événement, on doit être préparé à faire face des changements (im)prévisibles. Nous avions organisé une convention de deux jours pour 225 personnes au Château Du Lac pour une grande société d’envergure internationale. Comment faire lorsque ce nombre grimpe subitement à 375 personnes en raison des circonstances et que la convention doit durer non plus deux mais bien trois jours?

Nos défis

Au cours de la préparation de cet événement, les directives ont changé radicalement. Notre client devait lancer certaines choses importantes en interne et la convention devait en être le coup d’envoi. L’importance de l’événement a tout à coup pris de l’ampleur, la convention durerait un jour de plus et le nombre de participants ne cessait d’augmenter. Le public était international et constitué majoritairement de participants provenant d’Europe occidentale. Finalement, nous avons pu répartir ces 375 personnes en quatre groupes ayant chacun un calendrier, des besoins et des souhaits différents. Au moment où nous avons été avertis des modifications, nous avions déjà fixé l’endroit. Nous avons donc dû revoir les possibilités existantes. Et en guise de cerise sur le gâteau, nous devions également nous charger de l’organisation de la soirée.

Welke uitdagingen legden ze bij ons neer?

• Trouver un endroit adéquat.
• Veiller à ce que nos participants venant de différents coins de la planète arrivent sans encombre à l’endroit de la convention.
• Organiser une soirée appropriée.

Notre plan d’action

Nous pouvions faire une proposition pour l’endroit, mais celui-ci devait remplir certaines conditions.

• L’endroit ne pouvait pas se trouver dans le centre de Bruxelles.
• Il devait disposer d’une grande salle de réunion plénière avec en outre 10 à 15 salles pouvant accueillir des ateliers.
• Un parking suffisant.
• La possibilité de créer une ambiance.

Nous avons tenu compte de toutes ces conditions et nous avons sorti le Château du Lac de notre chapeau. Au moment où nous avons fait cette proposition, le nombre de participants était de 225 personnes. Lorsque ce nombre est passé à 375 personnes, nous avons dû examiner si cet endroit répondait encore aux exigences. Heureusement, le Château du Lac pouvait faire face à un tel élargissement. L’endroit offrait en effet suffisamment de flexibilité en termes de salles de réunion. Finalement, nous avons réquisitionné 14 salles d’ateliers et nous nous sommes occupés de toutes les sessions qui devaient s’y tenir. Mais il nous fallait trouver un hôtel en plus. Nous en avons trouvé un à proximité qui pouvait mettre les chambres supplémentaires à disposition.

✔ Trouver un endroit adéquat.

Lorsqu’une entreprise d’envergure internationale organise une convention, ses invités proviennent également souvent de pays différents. Dans le cas présent, la plupart d’entre eux venaient d’Europe occidentale. Nous avons organisé les transferts de tous ces participants. Nous avons veillé à ce qu’ils soient sur le bon avion et à ce qu’ils soient ensuite amenés à l’endroit de la convention via un service de navettes. Pour un certain nombre de participants, c’était la première fois qu’ils étaient invités à une convention en Belgique. Pour leur offrir un accueil chaleureux, nous nous sommes assuré la présence d’une hôtesse parlant russe. Vu que le nombre de participants avait presque doublé, nous nous sommes mis en quête d’un hôtel supplémentaire à proximité du Château du Lac. Nous avons également prévu un service de navettes pour ces participants afin qu’ils puissent avoir une possibilité de transfert à tout moment.

✔ Veiller à ce que nos participants provenant de pays différents arrivent sans encombre à l’endroit de la convention.

Comme son nom l’indique, le Château du Lac se trouve au bord d’un lac. L’organisation de la soirée ne nous a pas demandé un long temps de réflexion. Un lac et une vue magnifique : une beach party s’imposait ! Mais nous n’étions alors qu’en février et nous avons installé une tente pour protéger les participants des frimas hivernaux. La tente était entièrement transparente pour permettre aux invités de profiter de la vue magnifique et un tapis de sable y avait été aménagé pour créer une ambiance soleil-mer-plage. Nous pouvons nous targuer d’avoir organisé une fête fantastique qui a duré jusqu’aux petites heures…

✔ Organiser une soirée appropriée.