Hoe ga je om met wijzigingen tijdens de voorbereiding van je evenement?

Veranderingen: ze zijn onvermijdelijk. Ook als je een evenement organiseert, moet je voorbereid zijn op (on)verwachte wijzigingen. Voor een grote internationale speler organiseerden we een tweedaagse conventie voor 225 personen in Château du Lac. Maar wat doe je als dat aantal door omstandigheden plots oploopt tot 375 personen en de conventie geen twee maar drie dagen zal duren?

De uitdagingen

Tijdens de voorbereiding van dit evenement veranderde de briefing drastisch. Onze klant zou intern enkele belangrijke zaken ondernemen en de conventie was hiervoor het startschot. Het belang van het evenement werd zondermeer groter, de conventie duurde een dag langer en het aantal deelnemers steeg gestaag. Het publiek was internationaal met vooral deelnemers uit West-Europa. Uiteindelijk konden we die 375 personen opsplitsen in vier verschillende groepen, elk met hun eigen timings, noden en wensen. Het moment dat de wijzigingen gecommuniceerd werden, hadden we de locatie al vastgelegd. Ook hier moesten we dus gaan kijken wat de mogelijkheden waren. Als kers op de taart verzorgden we ook het avondevent.

Welke uitdagingen legden ze bij ons neer?

• Vind een geschikte locatie.
• Zorg ervoor dat onze internationale deelnemers zorgeloos op de locatie geraken.
• Organiseer een passend avondevent.

Aan de slag!

We mochten een voorstel doen voor de locatie maar deze moest wel aan enkele voorwaarden voldoen.

• De locatie mag niet in het centrum van Brussel zijn.
• Er moet één grote plenaire vergaderruimte zijn met daarnaast 10 tot 15 break-out rooms.
• Voldoende parking.
• Mogelijkheid om een vibe te creëren.

We namen al deze voorwaarden in acht en toverden Château du Lac uit onze mouw. Op het moment dat we dit voorstelden stond het deelnemersaantal nog op 225 personen. Toen dit aantal steeg naar 375 personen moesten we bekijken of deze locatie nog altijd aan de eisen voldeed. Gelukkig was Château du Lac een venue die deze groei aankon. De locatie heeft namelijk genoeg flexibiliteit op vlak van meeting facilities. Uiteindelijk namen we 14 break-out rooms in beslag waarvoor we ook alle break-out sessions voor onze rekening namen. Waar we wel nog naar op zoek moesten was een extra hotel. We vonden er eentje in de buurt dat de extra kamers voor de gasten kon coveren.

✔ Vind een geschikte locatie.

Wanneer je als internationale speler een conventie organiseert, zijn je gasten ook vaak internationaal. In dit geval kwamen de meeste gasten vanuit West-Europa. We brachten de transfers van al deze gasten in orde. We zorgden dat ze op het juiste vliegtuig zaten en dat ze vervolgens via onze shuttle service veilig tot aan de locatie gebracht werden. Voor een aantal deelnemers was het de eerste keer dat ze uitgenodigd werden voor een conventie in België. Om hen van een warm ontvangst te voorzien, zorgden we ervoor dat er een Russisch sprekende hostess aanwezig was. Aangezien het aantal deelnemers bijna verdubbelde, gingen we ook op zoek naar een extra hotel dichtbij Château du Lac. Voor deze gasten voorzagen we ook een shuttle dienst zodat ze op elk moment een transfer ter beschikking hadden.

✔ Zorg ervoor dat onze internationale deelnemers zorgeloos op de locatie geraken.

Voor wie een mondje Frans kan, had het misschien al kunnen raden dat Château du Lac aan een meer ligt. We moesten dan ook niet lang nadenken over het avondfeest. Een meer en een waanzinnig uitzicht: dat vraagt gewoon om een beachparty! Het was op dat moment nog maar februari dus we plaatsten een tent omdat het anders nogal frisjes was. De tent was volledig doorzichtig, zodat je kon genieten van het mooie uitzicht en werd voorzien van een zandtapijt om het zon-zee-strandgevoel op te wekken. We bouwden een fantastisch feestje tot in de vroege uurtjes…

✔ Organiseer een passend avondevent.