Ceux qui ont déjà organisé un congrès savent que ce n’est pas une sinécure que de veiller à ce que tout se déroule sans le moindre accroc du début à la fin. Comment s’y prendre si ce congrès se tient dans un autre pays et s’il dure cinq jours ? Si les participants arrivent en avion de différents pays ? Et si l’objectif est en prime d’organiser un congrès irréprochable avec professionnalisme tout en renforçant de manière informelle les liens entre les participants ? La recette, c’est tout simplement de constituer une équipe de choc qui connaît les ficelles du métier et de se retrousser les manches !
Nos défis
Le client n’était pas un inconnu pour nous. Nous avions déjà organisé un congrès pour lui, mais c’était à Istanbul. Étant donné que nous nous en étions sortis avec brio, ils ont décidé l’année suivante de faire à nouveau appel à nous. Cette fois, la mission portait sur un congrès de cinq jours dans le centre historique de Prague auquel étaient conviés 450 participants. Le lieu devait permettre d’une part d’héberger les participants et d’autre part d’organiser des réunions. Si le fait de connaître le client parce qu’on a déjà travaillé avec lui est toujours un avantage, dépasser à nouveau ses attentes représentait un gros défi.
Le défi qui nous était confié consistait à :
- Rechercher un endroit où il était possible d’être hébergé et d’organiser des réunions.
- Organiser le transport aller-retour de tous les participants entre l’aéroport et l’hôtel
- Planifier des activités qui renforcent les relations mutuelles.
Notre plan d’action
Avec nos contacts locaux, nous sommes partis à la recherche de l’endroit idéal. Finalement, nous avons choisi de réserver quasiment la totalité d’un hôtel cinq étoiles. 450 participants provenant de pays différents pendant cinq jours, ce n’est pas rien. L’hôtel disposait d’une grande salle plénière. Il nous en fallait absolument une, vu que nous avions décidé d’aménager l’espace en nous basant sur le modèle d’un environnement scolaire en combinaison avec un système de rétro-projection. L’hôtel disposait de l’infrastructure nécessaire pour organiser sans difficulté la séance plénière et les réunions (inter)nationales.
✔ Hébergement + réunions au même endroit
Les participants arrivaient en avions en provenance de différents pays. Ils devaient donc être transférés de l’aéroport à l’hôtel sans encombre. Nous avons réglé la question en faisant appel à un service de navettes : pas trop lourd au niveau du budget et efficace ! Ensuite, les participants étaient attendus à l’hôtel où ils se voyaient remettre leur badge et un fascicule avec le programme dans leur langue maternelle.
✔ Transfert aller-retour entre l’aéroport et l’hôtel
Les participants travaillent pour la même firme mais au départ de différents pays. Ils partagent donc une très grande partie de leur vie alors qu’ils ne se connaissent probablement même pas. C’est pourquoi nous avons organisé des activités pour renforcer leurs relations. Citons notamment :
- Prendre le tram pour se rendre au restaurant à bières
Les participants ont pris le tram pour se rendre au restaurant où ils allaient dîner ce soir-là. Ce n’est toutefois pas un banal trajet en tram qui leur a été proposé, mais plutôt une promenade au cours de laquelle l’apéritif leur a été servi au son de l’accordéon et du violon. Une réception mobile qui leur a permis de découvrir Prague by night.
- Un rallye à pied agrémenté de dégustation de bières dans 13 endroits accueillants de la ville.
Le plaisir de goûter des bières lié au plaisir d’être en groupe. Une expérience qui favorise vraiment l’esprit d’équipe !
- Savourer un dîner de gala au palais Zofin
Un superbe endroit pour clôturer en beauté ce congrès de cinq jours. Un menu raffiné qui a laissé tout le monde sans voix. Le public a été totalement transporté par un trio féminin qui jouait du violon électronique. La fête a ensuite battu son plein sur la piste de danse
✔ Activités pour renforcer les relations