Hoe pak je uit met een vijfdaags congres in Praag?

Wie al eens een congres georganiseerd heeft, weet dat het geen evidente taak is om van begin tot einde alles perfect te laten verlopen. Maar wat als dit congres dan ook nog eens in een ander land plaatsvindt en vijf dagen duurt? De deelnemers invliegen van verschillende landen? En je ook nog eens als doel hebt om professioneel een ijzersterk congres neer te zetten én informeel de banden tussen de leden te versterken? Dan stel je ‘gewoonweg’ een uitmuntend team samen dat de kneepjes van het vak kent en je gaat aan de slag!

De uitdagingen

De klant was geen onbekende voor ons. We organiseerden al eerder een congres voor hen, maar dan in Istanbul. Aangezien we toen met glans geslaagd waren, kozen ze het jaar daarop opnieuw voor ons. Deze keer was de opdracht een vijfdaags congres in het historische centrum van Praag voor 450 internationale deelnemers. De locatie moest een plaats zijn waar zij enerzijds konden verblijven en anderzijds meetings organiseren. Altijd een voordeel als je de klant al kent omdat je al eerder samengewerkt hebt, maar het was een stevige uitdaging om hun verwachtingen nogmaals te overtreffen.

Deze uitdaging legden ze bij ons neer:

• Zoek een locatie waar we kunnen verblijven én waar we meetings kunnen organiseren.
• Organiseer vervoer voor alle deelnemers van de luchthaven naar het hotel – en na afloop ook weer terug.
• Plan activiteiten die de relaties onderling versterken.

Aan de slag

Samen met onze lokale contacten gingen we op zoek naar de ideale locatie. Uiteindelijk kozen we ervoor om quasi een volledig vijfsterrenhotel over te nemen. 450 internationale deelnemers, vijf dagen lang, dat kan al tellen. Het hotel beschikte ook over een grote plenaire zaal. Dit hadden we zeker nodig aangezien we opteerden om de ruimte in te richten volgens een schoolopstelling in combinatie met back projection. Het hotel beschikte over de nodige infrastructuur om de plenaire sessie en (inter)nationale meetings moeiteloos te laten doorgaan.

✔ Verblijf + meetings op één locatie

De deelnemers kwamen ingevlogen vanuit verschillende landen. Ze moesten dus op een vlotte manier van de luchthaven naar het hotel gebracht worden. Dit losten we op door een shuttle service in te schakelen: budgetvriendelijk én efficiënt! Vervolgens werden ze in het hotel opgewacht en ontvingen ze hun badge en programmaboekje in hun moedertaal.

✔ Retour transfer luchthaven-hotel

De deelnemers werken voor dezelfde firma, maar vanuit andere landen. Ze hebben dus een zeer groot deel van hun leven gemeen, terwijl ze elkaar waarschijnlijk niet eens kennen. Daarom organiseerden we activiteiten om de relaties te versterken. We lichten er enkele uit:

• Met de tram naar het bierrestaurant

De deelnemers namen de tram naar het restaurant waar ze die avond zouden dineren. Het was niet zomaar een tramritje. Wel eentje waar onderweg het aperitief uitgeschonken werd op de tonen van accordeonisten en violisten. Een rijdende receptie die je Praag by night laat ontdekken.

• Bier-voetrally tussen 13 gezellige locaties in de stad

Een combinatie van bier proeven en proeven in groep uitvoeren. Echt iets dat de teamspirit naar boven laat komen!

• Genieten van een galadiner in het paleis Žofín

Een prachtige locatie voor een prachtige afsluiter van dit vijfdaagse congres. Een verzorgde catering maakte iedereen sprakeloos. Het publiek werd helemaal ingepakt door een vrouwelijk trio op elektronische violen. Vervolgens brak het feest op de dansvloer helemaal los.

✔ Activiteiten om de relaties te versterken