Klantenzone

“Organiseer een tweeledig congres in een vijfsterrenhotel in Bangkok - liefst aan de rivier - voor het topmanagement van ons bedrijf én onze partnerbedrijven. We willen graag drie externe diners, een social program én optionele activiteiten tussenin.” Dat was de briefing die we kregen van onze klant. Met twee De Buck Project Managers gingen we deze uitdaging aan.

Onze klant organiseerde een wedstrijd in Europa: welke architect ontwerpt het mooiste project? De zoektocht naar de designer van het mooiste en meest vindingrijke gebouw kon beginnen. Wij werden hun partner voor de apotheose: een award evening.

Hoe ziet een avondevenement in Lille eruit voor het topmanagement van een gerenommeerd internationaal bedrijf? Dat ontdek je in deze case.

Een strandvakantie is niet voor iedereen weggelegd. Voor sommigen onder ons is een sportieve reis dé manier om de batterijen op te laden. Dit brengt wel heel wat organisatie met zich mee, ook qua infrastructuur en logistiek. Gelukkig kennen wij de juiste mensen op de juiste plaatsen om dit soort reizen te verwezenlijken.

Veranderingen: ze zijn onvermijdelijk. Ook als je een evenement organiseert, moet je voorbereid zijn op (on)verwachte wijzigingen. Voor een grote internationale speler organiseerden we een tweedaagse conventie voor 225 personen in Château Du Lac. Maar wat doe je als dat aantal door omstandigheden plots oploopt tot 375 personen en de conventie geen twee maar drie dagen zal duren?

“We willen in groep op reis met de bus. De bestemming mag niet te ver weg zijn, we zoeken cultuur, we willen shoppen én veel terrasjes doen.” Dat was de briefing die we van één van onze klanten kregen. Een toffe groep die graag plezier maakt, wat is daarvoor de ideale bestemming? Wij organiseerden een trip naar Nederland.

Wie al eens een congres georganiseerd heeft, weet dat het geen evidente taak is om van begin tot einde alles perfect te laten verlopen. Maar wat als dit congres dan ook nog eens in een ander land plaatsvindt en vijf dagen duurt?

“Alles moet top zijn en dit met een strikt budget!” Dat was de wens van de klant voor dit bedrijfsevenement. Het moest een uniek evenement worden dat kwaliteit uitstraalt. Wij staken onze creatieve koppen bij elkaar en hadden het idee om de gasten mee te nemen op een virtuele reis naar New York met de Red Star Line.

Avontuurlijke gezinnen willen met hun kinderen soms wel eens verder trekken dan Frankrijk, Spanje of Italië. Wat dacht je bijvoorbeeld van een rondreis in Vietnam van pakweg twee weken? Voor dit gezin van vijf maakten we hun eerste verre reis werkelijkheid!

Een bedrijf in volle expansie is mooi. Maar als een bedrijf in volle groei andere bedrijven overneemt, kan dit soms voor onrust zorgen. De oplossing? Die lees je hier.

Het gebeurt niet vaak maar het kan wel. De klant vraagt om een reis te organiseren maar je moet toegeven dat nog niemand uit je team dit land ooit bezocht heeft. Dit was ook het geval toen onze klant naar ons toekwam met de vraag om een groepsreis naar Polen te organiseren.

Wat doe je als je dochter 10.000 kilometer van huis een stage gaat lopen? In Kampala, de hoofdstad van Oeganda bijvoorbeeld. Waarschijnlijk baal je een tijdje tot je de opportuniteiten gaat zien. Want er zijn wel degelijk voordelen verbonden aan een dochter die 10.000 km van huis stage gaat lopen. Of wat dacht je van een unieke rondreis doorheen het adembenemende landschap van Oeganda? Mooi meegenomen, toch?

De klant waarvoor we deze reis planden, werkt al jaren met ons samen. Om de twee jaar organiseren ze een wedstrijd onder hun verdelers. Wie haalt de grootste omzet? Die wordt getrakteerd op een unieke reis. Zo organiseerden we voor hen al incentive reizen naar Cuba, China en Sri Lanka. In samenwerking met een lokale agent gingen we weer aan de slag om voor hen een nieuwe, wonderbaarlijke incentive reis te organiseren. Deze keer trokken we met 50 personen naar Thailand.

Kreeg jij al eens de opdracht om ‘last minute’ nog een event te organiseren? Dan weet je ongetwijfeld dat dit niet evident is. Als je dan ook nog eens 150 internationale gasten hebt die vanuit alle uithoeken van de wereld invliegen, de genodigden allemaal op tijd in het reeds gereserveerde hotel in Spa moeten zijn voor het congres en je als kers op de taart nog een avondevent op een locatie in de buurt organiseert (destination unknown), dan breekt het angstzweet je toch een beetje uit. Een mooie uitdaging, vonden wij, een die wij niet uit de weg gingen. Hoe we alles voor elkaar hebben gekregen, lees je hieronder.