Les défis liés à l’organisation de deux congrès de haut niveau à Bangkok

« Organisez un double congrès dans un hôtel cinq étoiles de Bangkok – de préférence au bord de la rivière – pour les hauts dirigeants de notre entreprise et de nos partenaires. Nous souhaitons qu’il y ait trois dîners à l’extérieur, un programme social et des activités facultatives intercalées entre eux. » Telles étaient les instructions que nous avions reçues de notre client. Nous avons relevé ce défi avec deux Project Managers de De Buck. Voici comment nous nous y sommes pris.

Nos défis

Double congrès signifiait qu’il y avait deux fois un congrès de deux jours. Les deux premiers jours, un congrès externe était prévu avec les membres de la direction des entreprises partenaires, pour les remercier de leur collaboration et pour leur donner l’occasion de faire du networking. Suivait un congrès interne d’une durée de deux jours pour récompenser les membres de la direction pour les objectifs atteints et les motiver pour l’année suivante, le tout placé sous un thème particulier. Nous étions supposés enregistrer tous les participants à l’avance. Vu que tous les participants arrivaient en avion, nous devions également assurer les transferts de l’aéroport jusqu’à l’hôtel.

Quels défis spécifiques avons-nous dû relever ?

• Surmonter les différences de culture entre la Belgique et la Thaïlande.
• La logistique que nécessite le transport de tous les invités de différentes nationalités
• Imaginer un thème pour le congrès interne de deux jours

Notre plan d’action

Un des plus gros défis que nous ayons eu à relever est la différence de culture entre les fournisseurs belges et thaïlandais. La serviabilité est inscrite dans les gènes des Thaïlandais. Vous n’entendrez pas souvent dire « non » en Thaïlande. C’est évidemment très agréable pour un organisateur, mais c’est également très trompeur. Les différents fournisseurs nous disaient invariablement « oui, c’est possible » et « oui, ça ira », même si trouver une solution semblait tout sauf évident. Vu notre expérience, notamment de l’organisation de voyages incentives, nous savions qu’il fallait tenir compte de cet élément. Notre stratégie : demander des détails. C’est ce que nous avons fait avec tout le respect et la politesse nécessaires parce que nous ne voulions pas non plus les brusquer. Mais nous voulions être sûrs que tout serait conforme aux attentes du client.

✔ Les différences de culture ont été surmontées

La partie logistique constituait un défi supplémentaire. Tous les participants de différentes nationalités arrivaient à Bangkok en avion en provenance de pays différents et il fallait organiser leur transfert aller-retour entre l’aéroport et l’hôtel.. À première vue, cela semblait très simple, mais à cause du profil de haut niveau des invités, les vols ont été modifiés jusqu’au dernier moment. Nous avons donc dû prévoir du personnel 24/7 avec une hotline à l’aéroport, pour être sûrs que tous les participants (et surtout les VIP) soient accueillis convenablement, soient immédiatement accompagnés jusqu’à leur voiture personnelle et soient reçus à l’hôtel pour leur enregistrement individuel.

✔Logistique nécessaire pour les invités de différentes nationalités.

Pour le congrès interne, nous avons imaginé le thème « James Bond ». Un challenge passionnant ! Le thème a été réalisé dans les moindres détails : un message vidéo du CEO campant le personnage de James Bond à l’arrivée à l’hôtel, des panneaux 007 « ne pas déranger » pour les chambres et un dîner de gala entièrement placé sous le thème de James Bond.

Nous avons proposé que pendant le dîner de gala le concept des serveurs chanteurs soit quelque peu modifié pour s’inscrire dans ce thème. À leur arrivée au restaurant sur le toit, tous les invités ont pu se faire photographier façon tapis rouge avec un James Bond en chair et en os et deux Bond girls. Tandis que les acteurs étaient occupés à faire du networking pendant la réception, les Bond girls se sont livrées à une discussion animée qui s’est terminée par un authentique crêpage de chignon. Les regards étonnés se sont tournés vers elles…Mais après une courte bagarre pour s’approprier les diamants l’une de l’autre et quelques premières notes haut perchées, elles ont entonné la chanson langoureuse du film « Les diamants sont éternels ». Assistées par 007, elles ont poursuivi avec « Goldfinger » pour terminer avec « Meurs un autre jour ». Un dernier moment de grâce et le coup d’envoi idéal d’une soirée entièrement placée sous le signe de James Bond.

✔ James Bond comme fil rouge du congrès interne de deux jours.

Et le plus beau de tout ? Les mots de remerciement du CEO qui nous furent adressés par la suite :

« J’espère que vous êtes tous bien rentrés chez vous, après cette troisième édition de notre Management Congress qui, si elle a monopolisé beaucoup d’énergie, a également rechargé nos batteries. À l’écoute des premières réactions, nous pouvons dire avec fierté que cette troisième édition a été une très belle réussite. Et c’est grâce à votre créativité, à vos compétences techniques, à votre professionnalisme et à votre engagement indéfectible. Je tiens à vous remercier tous au nom du comité de direction et de tous les participants ! »