De uitdagingen van twee high-level congressen in Bangkok

“Organiseer een tweeledig congres in een vijfsterrenhotel in Bangkok – liefst aan de rivier – voor het topmanagement van ons bedrijf én onze partnerbedrijven. We willen graag drie externe diners, een social program én optionele activiteiten tussenin.” Dat was de briefing die we kregen van onze klant. Met twee De Buck Project Managers gingen we deze uitdaging aan. Lees hier het relaas.

De uitdagingen

Met een tweeledig congres bedoelen we dat het tweemaal een 2-daags congres was. De eerste twee dagen was een extern congres voorzien met het management van de partnerbedrijven, als bedanking voor de samenwerking en als opportuniteit voor een netwerkmoment. Vervolgens vond er een tweedaags intern congres plaats om het management te belonen voor de behaalde targets en als stimulans voor het komende jaar, gekaderd binnen een thema. Er werd van ons verwacht dat we alle deelnemers registreerden op voorhand. Aangezien alle deelnemers invlogen, moesten we ook zorgen voor luchthaventransfers ter plaatse.

Wat waren de specifieke uitdagingen in deze case?

• België vs. Thailand: cultuurverschillen overbruggen
• De logistiek die komt kijken bij het transport van alle internationale gasten
• Een thema tot leven brengen op het 2-daagse interne congres

Aan de slag

Eén van de grootste uitdagingen waar we mee te maken kregen, was het cultuurverschil tussen de Belgische en de Thaise leveranciers. De dienstbaarheid zit er bij de Thai ingebakken. “Neen” is iets wat je in Thailand niet vaak zult horen. Dit is natuurlijk bijzonder aangenaam als organisator, maar het is ook heel verraderlijk. Zo kregen we van de verschillende leveranciers steevast “ja, dat is mogelijk” en “ja, dat komt in orde” te horen, zelfs al bleek een oplossing toch niet zo voor de hand te liggen. Door onze ervaring, onder andere door het organiseren van incentive reizen, wisten we op voorhand dat we hiermee rekening moesten houden. De boodschap was: doorvragen naar details. Dit deden we wel met het nodige respect en met de nodige beleefdheid want je wil hen ook niet bruuskeren. Maar je wil wél zeker zijn dat alles gecoverd is zoals de klant het verwacht.

✔ De cultuurverschillen succesvol overbrugd.

Een bijkomende uitdaging was het logistieke verhaal. Alle internationale gasten vlogen naar Bangkok vanuit verschillende landen en hadden een transfer naar het hotel nodig en terug. Op het eerste gezicht leek dit heel eenvoudig, maar door het high-level profiel van de gasten werden de vluchten tot op het laatste moment gewijzigd. We moesten dus 24/7 personeel met bijhorende hotline voorzien op de airport, om er zeker van te zijn dat alle gasten (zeker de VIP’s) vlot ontvangen werden, onmiddellijk naar hun private car werden begeleid en in het hotel ontvangen werden voor hun private check-in.

✔ Logistiek die komt kijken bij de internationale gasten.

Voor het interne congres brachten we het thema “James Bond” tot leven. Wat een leuke challenge! Het thema werd uitgewerkt tot in de kleinste details: van een videoboodschap met de CEO als James Bond bij aankomst in het hotel, 007 “niet storen” plaatjes voor de kamers tot een compleet James Bond galadiner.

We stelden voor om tijdens het galadiner het concept van de zingende obers wat te vervormen binnen dit thema. Bij aankomst in het rooftop restaurant konden alle gasten op de foto in volle red carpet stijl, met een real life James Bond en twee Bond girls. Terwijl de acteurs druk bezig waren met netwerken tijdens de receptie, kregen de Bond girls een hevige discussie die uitdraaide op een ware catfight. Draaiende hoofden vol verbazing… Maar na een korte strubbeling om elkaars diamanten en enkele eerste hoge noten, begon het engelengezang van het Bond-nummer “Diamonds are forever”. Bijgestaan door 007 gingen ze verder met “Goldfinger” om het af te maken met “Die another day”. Een ultiem schot in de roos en een perfecte start van een complete James Bond avond.

✔ James Bond als rode draad doorheen het tweedaagse interne congres.

En het mooiste van alles? Dat waren de dankbare woorden van de CEO na afloop, aan ons gericht:

“I hope you all had a safe flight home, after an energy consuming but energizing third edition of our Management congress. Listening to the first feedback, we can proudly consider the third edition a very great success. And this is thanks to the creativity, technical qualities, professionalism and full commitment of you all. In name of the Management Committee and of all the participants, I wish to thank you all!”