Hoe kies je de perfecte locatie voor je evenement?

De zoektocht naar de perfecte venue voor jouw evenement is een heus karwei. Je wilt dat de locatie de juiste look & feel heeft, dat alle voorzieningen aanwezig zijn en dat de ruimte praktisch is.

Eén gouden regel willen we je alvast meegeven: reserveer nooit een locatie voordat je deze bezocht hebt. Bij je bezoek mag je je ook niet laten verblinden door de schoonheid van de locatie, er zijn namelijk ook een heleboel andere, meer praktische zaken waarmee je rekening moet houden. Onderstaande checklist kan je helpen bij het kiezen van de perfecte locatie voor jouw evenement.

✔ Bereikbaarheid

Is de locatie van je evenement makkelijk bereikbaar voor je gasten? Indien je internationale gasten hebt, kies je best voor een locatie in de buurt van een luchthaven. Opteer je voor een evenement in Antwerpen? Leuk! Maar houd er rekening mee dat het in de ochtend- en avondspits nogal druk op de Ring en omliggende snelwegen kan zijn. Een goede timing die hierop is afgestemd, is hierbij noodzakelijk.

✔ Elektriciteit

Is er genoeg elektriciteit ter beschikking? Denk eraan dat de catering, de audiovisuele materialen en de verwarming elektriciteit nodig hebben. Het brengt ook altijd enig risico met zich mee als je alles op één circuit aansluit. Indien er dan sprake is van overbelasting, dan valt alles tegelijk uit, wat een crisis als gevolg kan hebben. Indien er slechts één circuit aanwezig is, dan huur je best nog een externe generator in.

✔ Brandveilig

Je moet op alles voorbereid zijn. Zorg er dus voor dat je locatie brandveilig is. Zijn er bijvoorbeeld genoeg nooddeuren? Twijfel je hieraan? Vraag het dan na bij een veiligheidscoördinator.

✔ Capaciteit

Vraag zeker na wat de maximale capaciteit is, dan kun je hierop anticiperen. Bedenk ook in welke opstelling je de gasten wilt zetten in de ruimte. Cabaretopstelling, theateropstelling of schoolopstelling?

✔ Aansprakelijkheid

Indien er een ongeval gebeurt tijdens je evenement, wie wordt dan aansprakelijk gesteld? Dit gaat van kleine kwetsuren tot grote rampen.

✔ Sanitair

Zijn er voldoende toiletten beschikbaar? Of moet je nog een toiletwagen voorzien?

✔ Stockage

Wordt nog materiaal in de ruimte gestockeerd dat je niet kunt gebruiken tijdens jouw evenement? Dan moet hiervoor een oplossing gezocht worden.

✔ Verwarming

Is er voldoende verwarming of moet je op zoek gaan naar middelen om de zaal te verwarmen, zoals industriële warmteblazers?

✔ Geluid

Een goede akoestiek is belangrijk. Indien je twijfelt of je locatie over een goede akoestiek beschikt, kun je dit navragen bij je AV-partner. Geluid kan ook geluidsoverlast betekenen. Heeft de locatie buren met wie je rekening moet houden?

✔ Vestiaire

Is er een vestiaire aanwezig? Of moet je zelf een vestiaire integreren in de voorziene ruimte? Kijk dan op voorhand waar dit eventueel kan.

✔ Catering

Heb je een aparte ruimte/keuken nodig voor de catering? Indien er een ruimte aanwezig is, is deze dan afgesloten? Heb je stromend water nodig?

✔ Parking

Is er voldoende parking voor je gasten?

✔ Toegankelijkheid

Is de locatie ook toegankelijk voor personen in een rolstoel?

✔ Audiovisuele materialen

Heeft de ruimte AV-materialen ter beschikking? Of moet je deze nog gaan huren bij een gespecialiseerd bedrijf? Je controleert ook best even of de draagkracht van het dak groot genoeg is indien je hieraan materialen wilt bevestigen.

✔ Preferred suppliers

Sommige locaties werken samen met leveranciers. Indien je gebruik maakt van de venue, ben je dan ook verplicht om deze te gebruiken.

✔ Exclusiviteit

Zijn er op dezelfde dag nog events van andere bedrijven op de locatie?

✔ De zaal

Hoeveel zalen heb je nodig? Heeft de zaal nog een grondige poetsbeurt nodig? Zijn er ramen in de zaal? Heb je een aparte kleedruimte voor artiesten nodig?

✔ Opbouw en afbouw

Indien je nog heel wat audiovisueel materiaal moet installeren en veel aan de setup van de zaal moet veranderen, huur je de zaal best één of meerdere dagen extra. Stel samen met de eigenaar een compensatieclausule op waarin de datum van opbouw vermeldt wordt en wat de compensatie is indien deze niet gehaald wordt door één van de partijen.

✔ Het prijskaartje

Omvat het prijskaartje de totale kost? Of zijn er nog extra’s zoals parking, security, vergunningen,… En zeker niet te vergeten, wat zijn de betalings- en annuleringsvoorwaarden?

Indien je met bovenstaande factoren rekening houdt, ben je goed op weg met het vinden van de ideale locatie. Laat je het werk liever aan iemand anders over? Kom dan gerust eens langs voor een goed gesprek zodat we samen kunnen bekijken wat we voor jou kunnen doen.