Hoe ziet een draaiboek voor je evenement eruit?

Een organisator van een evenement kun je misschien nog het beste vergelijken met de regisseur van een film. Wat hebben ze gemeen? Ze maken allebei gebruik van een script om alles in goede banen te leiden. Voor een evenement noemen ze zoiets een draaiboek. Maar wat staat er precies in een draaiboek voor een evenement?

Is een draaiboek voor je evenement belangrijker dan een goede voorbereiding? Neen.
Is een goede voorbereiding belangrijker dan een goed draaiboek voor je evenement? Neen.
Heeft het ene het andere nodig om tot een goed resultaat te komen? Ja!

Een goede voorbereiding voor je evenement is erg belangrijk. En wat maakt deel uit van een goede voorbereiding? Juist ja, een draaiboek. Kort samengevat is een draaiboek een gedetailleerd overzicht van je evenement. Elk uur, elke gebeurtenis, elke leverancier, elk personeelslid,… écht elk detail van je evenement vind je terug in een draaiboek. We overlopen even wat er volgens ons zeker in het draaiboek van je evenement moet staan:

Een gedetailleerd en chronologisch overzicht van alle timings

Lijst alle gebeurtenissen en taken van je evenement chronologisch op in je draaiboek. Dit begint vanaf de opbouw van je evenement tot en met de afbraak. Noteer bij elke gebeurtenissen de datum, het uur, de locatie en wie ervoor verantwoordelijk is. Werk in je draaiboek met verschillende kleuren om bijvoorbeeld een andere locatie aan te duiden. Maar houd wel alles in één draaiboek en maak geen twee aparte. Overzicht behouden is belangrijk!

Maak een goede balans van timings die je opneemt in het draaiboek voor je evenement. Je hebt beter te veel uren dan te weinig. Neem alle timings chronologisch op in je draaiboek: maak dus geen onderverdeling per locatie maar zet de verschillende locaties op basis van tijd door elkaar. Voor je leveranciers maak je wél een persoonlijk draaiboek met enkel timings die voor hen relevant zijn.

De verantwoordelijke per taak: wie doet wat?

Een erg belangrijk onderdeel. Zorg dat er bij elke taak een verantwoordelijke staat. Deze persoon volgt de taak op en zorgt er dan voor dat alles correct en tijdig wordt uitgevoerd.

Een overzicht van je leveranciers

Lijst al je leveranciers in je draaiboek op met naam, voornaam en telefoonnummer van de contactpersoon. Zorg er ook voor dat je al deze nummers in je smartphone en reservetoestel opslaat. Dit lijkt logisch maar het is toch een puntje dat je zeker niet mag vergeten. Het bespaart je op cruciale momenten belangrijke seconden en zelfs minuten.

Een oplijsting van het materiaal

Welk materiaal is er allemaal nodig en wie zorgt ervoor? Maak ook hiervan een overzicht in het draaiboek van je evenement.

Beschouw het draaiboek als een werkdocument. Voor of tijdens het event kunnen er altijd veranderingen optreden. Wees flexibel en pas de taken of timings aan waar nodig. Het aanpassen is één ding, maar het communiceren naar de betrokken partijen is een ander belangrijk aspect.

Wil je meer tips voor het organiseren van je volgende evenement? Download dan ons eBook boordevol handige tips & tricks.