Online bezoekersregistratie: snel, efficiënt, overzichtelijk en op maat

Het is één ding om gasten uit te nodigen voor je evenement. Het is nog iets anders om je bezoekers op voorhand te registreren. Je kunt dit handmatig doen of aan de slag gaan met Excel files. Of je kunt even bij ons aankloppen. Want wij doen jouw bezoekersregistratie via een website en inschrijvingstool op maat.

Stel: je wil je bezoekersregistratie zo compleet mogelijk zodat je op de dag van je evenement een overzichtelijke lijst hebt van wie je allemaal mag verwachten. Die bezoekersregistratie is ook belangrijk om gepersonaliseerde badges te maken, voedingsvoorkeuren van je gasten te ontdekken en vluchtinformatie te ontvangen. Hoe meer informatie je kunt verzamelen van je gasten, hoe meer je kunt inspelen op hun persoonlijke wensen. Dit zorgt ‘in the end’ voor een persoonlijke aanpak en een vlotte service.

Bezoekersregistratie via een website en inschrijvingstool op maat

Voor een optimale registratie van je bezoekers kunnen wij een website en inschrijvingstool op maat voor jou bouwen. Het enige dat je genodigden nodig hebben? Een gepersonaliseerde uitnodiging en een smartphone, tablet of computer. Als ze zijn ingelogd, kunnen ze alle details van het evenement overlopen. Is er een wijziging in het programma, dan passen wij het meteen aan op de website zodat je genodigden te allen tijde correct geïnformeerd zijn.

Welke informatie kun je allemaal vergaren vanuit zo’n inschrijvingstool?

• Gegevens opvragen in de vorm van een rapport en grafieken – als je verschillende workshops aanbiedt kun je op elk moment checken hoeveel mensen er voor welke workshop zijn ingeschreven.
• Tafelzetting – vanuit de database kun je mensen aan de juiste tafel zetten.
• Foto’s die genodigden kunnen uploaden – altijd handig voor een ‘Who is Who’ boek.
• Voedingskeuze – voor mensen die vegetarisch, glutenvrij, lactosevrij etc. eten.
• Vluchturen – altijd handig als je de vluchturen weet van je internationale gasten, zeker als je vervoer voor hen regelt.
• Alle informatie om badges af te drukken.
• Andere voorkeuren / opmerkingen – misschien is er wel een belangrijke gast die zijn voet gebroken heeft en nu met een rolstoel komt? Dan kan hij dat hier doorgeven en kun jij het nodige doen.
• Type kamer – wil de genodigde in een eenpersoons- of tweepersoonskamer overnachten? Als de policy van het bedrijf voorschrijft om een kamer te delen onder collega’s, dan kan hier aangegeven worden wie hun voorkeur uitdraagt.
• Plus one – neemt de genodigde een plus one mee? En wie is deze persoon?
• Na het evenement kun je vanuit het systeem een bedanking of enquête sturen naar de deelnemers.

Als je je bezoekersregistratie via een online tool doet, heb je alle informatie van iedereen op één plaats. Dit is overzichtelijk en erg handig in gebruik, zowel voor jou als voor de betrokken leveranciers. Daarbovenop oogt het ook een stuk professioneler dan via mail of via Excel.

De Buck, jouw partner voor de bezoekersregistratie van jouw evenement

Wij hebben alle kennis in huis om jouw online inschrijvingstool te ontwikkelen. We ontwerpen dit in de taal en met de ‘branding’ die jij wilt. Wij coördineren alles en volgen het voor jou op. Er is een link met onze boekhouding zodat wij rechtstreeks aan de eindklant kunnen factureren. Jij hoeft je dus nergens zorgen over te maken.

Ben jij bezig met het plannen van je volgende bedrijfsevenement?  Dan komt onze handleiding misschien wel van pas. Dit e-book boordevol handige tips  wordt jouw rode draad doorheen alle stappen in de organisatie van jouw evenement!