Een avondevenement met klasse in Lille

Een internationaal gerenommeerd bedrijf organiseerde een congres in de Franse stad Lille. Ze stapten naar ons om een avondevenement te organiseren voor het management. Wat verwachtten ze? Een receptie op een unieke locatie gevolgd door een diner op wandelafstand van het hotel. De lat werd wel hoog gelegd voor dit avondevenement, de ‘crème de la crème’ zou die avond aanwezig zijn dus het moest allemaal tot in de puntjes verzorgd zijn. Alles was zorgvuldig voorbereid. En toen begon het plots pijpenstelen te regenen…

Wat waren de uitdagingen in deze case?

• Het avondevenement moest uitblinken – de lat lag erg hoog
• De weergoden waren ons niet gunstig gezind: regen, regen en nog eens regen.

Aan de slag

Dan mag je alles nog zo goed voorbereid hebben, als het weer tegenzit, kan dat altijd voor problemen zorgen. Het is sowieso een grote uitdaging om een grote groep mensen van het hotel naar de evenementenlocatie te brengen want er zijn altijd wel laatkomers. Nu moesten we de groep al wandelend begeleiden terwijl het pijpenstelen regende.

Voor de wateroverlast vonden we al snel een oplossing. We zorgden voor een heleboel leuke paraplu’s in verschillende kleuren, maten en vormen. De groep vertrok met op kop iemand die relatief traag vooruitging, zodat iedereen netjes kon volgen. In het hotel bleef er nog iemand van ons team achter om de mensen op weg te helpen. Voor de mensen die véél te laat waren lieten we een noodnummer achter aan de uitgang van het hotel. Zo waren we steeds bereikbaar als iemand alsnog naar het avondevent moest komen.

✔ Ondanks slechte weersomstandigheden een grote groep mensen zonder problemen op de locatie gebracht.

Als de ‘crème de la crème’ van het management van een grote internationale organisatie komt, dan loop je een beetje op de toppen van je tenen. Alles, echt alles moet tot in de puntjes verzorgd zijn en de lat ligt erg hoog. Alles begon al met het vinden van de perfecte locatie voor het avondevent. Die locatie vonden we in de Opera van Lille. In de imposante inkomhal werden de mensen verwelkomd met een geraffineerde Franse champagne. Het personeel van de avond was gehuld in prachtige gewaden uit de immense garderobe van het Franse operahuis. Op z’n minst indrukwekkend te noemen.

Na een heerlijke coupe champagne stellen twee operazangers en twee -zangeressen zich strategisch op in de dinerzaal van het prachtige historische gebouw. Dan weerklinkt de eerste aria van vier artiesten. Een adembenemend geluid vloeit door de open ruimte. Uitgenodigd door de muziek wandelen de mensen naar boven en nemen plaats in ”Le Grand Foyer” waar twee lange bankettafels gedekt staan in de indrukwekkende, historische hal met plafondschildering en royale bladgouden versieringen.

De mix van het authentieke kader van de opera en de moderne touch van de Starck stoelen met trendy tafelversiering en -aankleding geven een uniek karakter aan het high-level diner.

Een service in stijl, zoals dat past bij de grandeur van de opera, zorgt voor een piekfijn diner. Die service vertrekt vanuit een speciaal opgetrokken cateringruimte waar de personeelsmachine perfect draait. De zangers en zangeressen komen tussen de verschillende gangen nog enkele prachtige aria’s brengen, met leuke interacties en bijhorend toneel. Puur kippenvel.

De opera als locatie was de perfecte match met het bedrijf in kwestie. Opera is steeds high-class, net zoals het bedrijf. Verder kozen we voor de beste cateraar in de aangeboden lijst van verplichte cateraars en zorgden we voor gepaste animatie in de vorm van operazangers.

✔ Het avondevenement blonk uit.

Na afloop zagen we dat het een heel geslaagde avond was. Dat konden we aflezen van de heel tevreden en blije gezichten onder de paraplu’s terug op weg naar het hotel.