Kreeg jij al eens de opdracht om ‘last minute’ nog een event te organiseren? Dan weet je ongetwijfeld dat dit niet evident is. Als je dan ook nog eens 150 internationale gasten hebt die vanuit alle uithoeken van de wereld invliegen, de genodigden allemaal op tijd in het reeds gereserveerde hotel in Spa moeten zijn voor het congres en je als kers op de taart nog een avondevent op een locatie in de buurt organiseert (destination unknown), dan breekt het angstzweet je toch een beetje uit. Een mooie uitdaging, vonden wij, een die wij niet uit de weg gingen. Hoe we alles voor elkaar hebben gekregen, lees je hieronder.
De uitdagingen
Onze klant met internationale allures vroeg ons ‘last minute’ om hulp bij de organisatie van een tweedaagse congres, inclusief avondevent. De locatie van het congres – een hotel in Spa – was al vastgelegd. Voor het avondevent kregen we carte blanche. Managers van verschillende hoofdzetels in onder andere Rusland, Oekraïne, Amerika en Groot-Brittannië vlogen naar luchthavens in en rond België, allemaal voor dit congres. Dat is op zich al een enorme uitdaging. Managers van dit soort multinationals hebben een overvolle agenda, en alsof dat nog niet genoeg is, wijzigen vluchtschema’s ook om de haverklap.
Een overzicht van de uitdagingen:
- Zoek een unieke locatie voor het avondevent.
- Zorg voor een transfer van het hotel naar het avondevent.
- Breng alle gasten in kaart.
- Organiseer vervoer voor alle gasten van de luchthaven naar het hotel – en na afloop ook weer terug.
- Bied ondersteuning tijdens het congres.
Aan de slag!
Een unieke locatie uitzoeken doe je niet zomaar. Je kunt urenlang het wereldwijde web afschuimen op zoek naar the next big thing. Maar wij bij De Buck zijn reizigers, wij verleggen graag grenzen, wij gaan verder voor onze klanten. Om de perfecte venue voor deze klant te ontdekken, gingen wij naar Spa om de omgeving uit te spitten. Met als resultaat de prachtige abdij van Stavelot.
✓ Unieke locatie op maat van de klant
Een transfer voorzien van het hotel naar het avondevent en weer terug was uiteraard geen enkel probleem voor ons. Door de Coach Operations die we aanbieden, hebben we een uitgebreide kennis over het autocarpark in België. Drie autocars inzetten als transfer was voor ons een fluitje van een cent.
✓ Retour transfer hotel-avondevent
150 topmanagers kregen een uitnodiging voor dit event. Om al deze personen in kaart te brengen, ontwikkelden wij een website op maat waarop de aanwezigen konden RSVP’en. Behalve de klassieke naam – voornaam – functie velden, konden de gasten via deze website ook hun vluchtgegevens doorgeven, hun voedingskeuze – en allergieën – en ze konden hun roommate doorgeven. Op die manier konden we alle informatie die we nodig hadden verzamelen. De input van de website hebben we later ook geconverteerd naar een Excel file die we als namenlijst konden gebruiken.
✓ Breng alle gasten in kaart
Eén van de moeilijkste aspecten bij het organiseren van dit event is: de gasten, allemaal uit verschillende landen kwamen, met verschillende vluchten en aankomst op verschillende luchthavens, op tijd in het hotel in Spa krijgen. Vluchtschema’s veranderen continu en je vervoer moet hierop anticiperen. Communication is key in dit proces. Continu je mail en telefoontjes van secretaresses opvolgen, chauffeurs en het hotel informeren. Je moet zorgen dat alles blijft draaien, ook al zijn er wijzigingen. Het is héél belangrijk dat de gast zelf hier niets van merkt. Voor deze operatie hebben we verschillende wagens en minibusjes met chauffeur ingezet naar luchthavens als Zaventem, Eindhoven, Keulen en Schiphol.
✓ Retour transfer luchthaven-hotel
Tijdens het congres en het avondevent waren er twee Project Managers van De Buck aanwezig om alles in goede banen te leiden. Wij zijn het aanspreekpunt, zowel voor als achter de schermen. Voor de schermen voorzien wij een antwoord op alle vragen en wensen van de genodigden. Achter de schermen zorgen we ervoor dat alle betrokken partijen op het juiste moment op de juiste plaats zijn. Gedurende het event zetten we ook een Event Office op, een soort van mobiel kantoor zeg maar. Altijd handig als er een nieuwe badge moet worden gemaakt, of als er een gastspreker ‘à la minute’ nog iets wil afdrukken.
✓ Begeleiding en ondersteuning tijdens congres en avondevent
En wat vond de klant ervan?
“We werken al jaren samen met De Buck en we zijn altijd heel tevreden van de service die ze leveren. Door die jarenlange samenwerking weten zij ook precies wat wij verwachten. Als ze een event voor ons organiseren, doen ze dit steeds met dezelfde zorg en enthousiasme. De fysieke en mentale support die ze bieden, zijn voor ons onmisbaar geworden. Wat er ook gebeurt, De Buck is altijd een stapje voor op de meest onverwachte momenten.”