Walkie talkies: onmisbaar tijdens jouw evenement

Wie al eens een evenement georganiseerd heeft kan beamen dat het heel wat coördinatie vergt. Alle partijen moeten op elkaar afgestemd zijn en iedereen moet zich aan de timings van het draaiboek houden. Alles is tot op de minuut bepaald om het evenement zo vlot mogelijk te laten verlopen. Maar het gaat niet altijd zoals verwacht…

Jammer genoeg kun je niet alles voorspellen en sluipen er soms onvoorziene gebeurtenissen in je planning. In een ideale wereld merken je gasten helemaal niets van deze veranderingen. Hoe los je problemen tijdens je evenement proactief en vooral discreet op? Wel, een aantal walkie talkies en een professioneel team zijn al een goed begin.

Walkie talkies zijn onmisbaar tijdens je evenement, dat kunnen onze Project Managers  beamen. Jaren geleden waren walkie talkies één van onze eerste aankopen. Ondertussen heeft deze communicatietool zich vermenigvuldigd en beschikken we over ongeveer 30 toestellen. Zeker op  congressen en andere grote bedrijfsevenementen. Laten we dit even schetsen met een voorbeeld gegrepen uit onze werkervaring.

Tijdens een galadiner op een congres in Granada stond het De Buck team strategisch opgesteld, iedere Project Manager was uitgerust met een walkie talkie en had een oortje in. In de keuken werd hard gewerkt om het hoofdgerecht klaar te krijgen. Net toen dit op punt stond, maakte de president van het bedrijf aanstalten om onverwacht op het podium te speechen. Ons gespecialiseerde team met haviksogen schoot meteen in actie. Doordat er een vlotte communicatie was door de walkie talkies tussen de Project Managers in de zaal, op het podium en in de keuken, kon er net op tijd ingegrepen worden. Uiteindelijk werd de president, vriendelijk verzocht om zijn woordje te houden tot na het hoofdgerecht. 

Zonder de walkie talkies was er een kans op een koud hoofdgerecht, wat natuurlijk not done is. Hier is natuurlijk een nauwe samenwerking van het team nodig. Zo zie je maar dat een team dat goed op elkaar ingespeeld is, dat de juiste prioriteiten kan stellen en dat beschikt over het juiste materiaal een meerwaarde is voor jouw bedrijfsevenement. 

Wil je meer te weten komen over het organiseren van je bedrijfsevenement? Download dan ons handboek  voor het organiseren van jouw evenement.