Bestaat er zoiets als event ROI?

Wat is het eerste dat in je opkomt als je de term ‘event ROI’ hoort? Waarschijnlijk denk je nu aan verkoop, leads of iets anders dat geld in het laatje brengt. Als je event ROI op deze manier bekijkt, is het dan van toepassing op alle evenementen? We verduidelijken het even voor je in deze blog.

Om al even op bovenstaande vraag te antwoorden: event ROI – letterlijk: wat een bedrijfsevent oplevert voor de investering – bestaat niet enkel uit sales of leads. Kijk maar naar een personeelsfeest, een award ceremonie of een congres: niet alle evenementen brengen geld op. Een evenement moet niet per se een financieel voordeel opleveren om waardevol te zijn voor je organisatie. Event ROI kan ook voorkomen in de vorm van een goede reputatie, tevreden werknemers of trouwe klanten.

Event ROI: hoe maak je het verschil?

Elk evenement heeft verschillende ROI-doelstellingen afhankelijk van (onder andere) het publiek dat je uitnodigt en het specifieke doel van het gebeuren. Maar er is één ding dat je voor elk evenement kunt doen om een verschil te maken: personaliseren.

Als je een persoonlijke toets toevoegt aan je evenement, dan stijgt de waarde voor alle deelnemers. Want geef nu eerlijk toe, op een evenement aankomen en het gevoel krijgen dat het speciaal voor jou georganiseerd is, dat geeft toch een VIP-gevoel? Zo’n event met de juiste aankleding, catering, andere deelnemers met dezelfde interesses én de juiste netwerkmogelijkheden.

Hoe laat je event ROI stijgen door personalisatie?

#1 Voor het evenement

Begin met je deelnemers in kaart te brengen. Via online bezoekersregistratie kun je de bezoekers laten inschrijven voor je evenement én je kunt hen enkele vragen stellen over hun interesses. Als je een beetje achtergrondinfo hebt over de aanwezigen, zoals interesse in bepaalde workshops, sprekers, etc. dan kun je hierop inspelen door tijdens het evenement een persoonlijke toets toe te voegen. Bijvoorbeeld door middel van een persoonlijke goodiebag. Als je bijvoorbeeld opmerkt dat er workshop x geen interesse opwekt maar workshop y wél, dan kun je ervoor opteren om workshop x te vervangen door een afgeleide van workshop y. Ken je deelnemers en speel in op hun wensen en noden.

#2 Tijdens het evenement

Check of de deelnemers die zich hadden ingeschreven voor een workshop, daar ook werkelijk aanwezig zijn. Dit kun je doen door hen te laten registreren aan het begin van een workshop via bijv. een iPad. Integreer hashtags voor je evenement én voor de verschillende workshops. Zo kun je op social media volgen wat je deelnemers ervan vinden.

#3 Na het evenement

Nu is het tijd om na te gaan of het personaliseren van je evenement heeft gezorgd voor event ROI. De beste manier om dit te doen is na je evenement een e-mail naar je deelnemers te sturen met een enquête. Je kunt ook de social media screenen en zoeken naar wat je deelnemers gedeeld hebben met hun volgers. Als je hashtags communiceert op je evenement is het makkelijker om deze content terug te vinden. Achteraf kun je van al deze input een analyse maken en een aanbeveling voor evenementen in de toekomst.

Dus, bestaat event ROI?

Ja, maar bekijk dit niet enkel vanuit een financieel oogpunt want event ROI is meer dan dat. Een goede reputatie, branding, tevreden werknemers en trouwe klanten zijn allemaal zeer waardevol. De gouden tip is dus: leer je deelnemers kennen en ga slim om met de data die je van hen krijgt zodat je hun beleving kunt optimaliseren.