Checklist: hoe kies je de juiste zaalopstelling voor je evenement?

Als je een evenement organiseert, kun je je zaal op verschillende manieren indelen. Vaak hangt de zaalopstelling af van hetgeen dat je wil bereiken tijdens je evenement. Maar welke zaalopstelling hoort er nu precies bij welke doelstelling? En wat zijn de mogelijkheden voor jouw volgende evenement? We sommen de meest voorkomende even voor je op.

De manier waarop je gasten gaan zitten tijdens je evenement, is bepalend om te weten of je zaal groot genoeg zal zijn. De meest voorkomende zaalopstellingen zijn:

Schoolopstelling met schrijftafels

Elke deelnemer heeft zijn eigen schrijftafel of tablet vast aan de stoel. Deze zaalopstelling wordt tijdens bedrijfsevenementen toegepast als de deelnemers notities nemen.

Cabaretopstelling aan ronde tafels

De deelnemers zitten aan ronde tafels, soms maar aan één zijde gevuld. Handig als er veel interactie is tussen de deelnemers en aan te raden bij een hoger kader of VIP-klanten.

Theateropstelling zonder tafels

Het grote voordeel van deze zaalopstelling is dat het de meeste deelnemers per vierkante meter toelaat. Vindt er tijdens de meeting een voting plaats of willen de deelnemers notities nemen? Dan laat je deze opstelling beter achterwege. Bovendien ook niet handig als er eten of drinken tijdens de meeting geserveerd wordt.

U-shape / boardroom style

Aantrekkelijke opstelling als er veel interactie is tussen de deelnemers. Indien de deelnemers stemmen, noteren of brainstormen. Deze zaalopstelling wordt eerder gekozen voor kleinere groepen, tot maximum 30 personen.

De zaalopstelling die het beste bij jouw evenement past, hangt onder andere af van de doelstelling die je voor ogen hebt. We illustreren dit even met enkele voorbeelden.

Situatie 1: Je wil informatie geven aan deelnemers maar verwacht geen feedback

In dit geval kies je best voor een theateropstelling. Indien de deelnemers notities moeten nemen, kun je ook voor een schoolopstelling kiezen.

Situatie 2: Het aantal deelnemers is groter dan verwacht en je denkt dat je venue te klein zal zijn

Kies voor een theateropstelling. Deze neemt het minste plaats in.

Situatie 3: Het aantal deelnemers is kleiner dan verwacht en je denkt dat je venue te groot zal zijn

Dan kun je kiezen voor een cabaretopstelling. In deze zaalopstelling gebruik je ronde tafels waardoor er veel ruimte in beslag genomen wordt en de ruimte goed gevuld lijkt. Nog een pluspunt aan deze stijl is dat het de interactie bevordert.

Situatie 4: Tijdens het evenement wordt er samengewerkt in teams

De cabaretopstelling is de ideale keuze in dit geval. Aangezien de deelnemers plaatsnemen aan verschillende tafels , worden ze automatisch al opgedeeld in teams. Je kunt op de tafels voorwerpen leggen die ze kunnen gebruiken tijdens hun sessies.

Situatie 5: Je organiseert een relatief kleine meeting of teammeeting en wenst interactie

Opteer dan voor een U-shape of ronde zaalopstelling. Dit bevordert de dialoog tussen de deelnemers .

Situatie 6: Er zijn verschillende, kleinere break-out sessions met een presentatie per ruimte

Indien er presentaties getoond worden op een scherm, moet je ervoor zorgen dat het scherm voor elke deelnemer zichtbaar is. Als je gasten niets moeten noteren kies je voor een theateropstelling. Als het wel aan te raden is dat ze notities nemen, kies dan voor een schoolopstelling.

Voor een optimale zaalopstelling moet je jezelf nog enkele vragen op voorhand stellen, zoals:

• Ga je projecteren?
• Heb je een podium nodig?
• Hoe hoog is je plafond? Als het laag is, zorg er dan voor de dat de deelnemers niet te ver van het scherm zitten. Dit bevordert de zichtbaarheid en de betrokkenheid van het publiek.
• Gaan de mensen vaak in en uit de ruimte? Indien dit het geval is, zorg dan voor voldoende gangpaden.

Je leest het, een goede zaalopstelling kan de kwaliteit van je evenement positief beïnvloeden. Wil je graag nog meer tips voor het organiseren van je volgende bedrijfsevenement? Download dan onze handleiding voor het organiseren van je volgende bedrijfsevenement.