Welke cultuurverschillen kunnen je evenement beïnvloeden?

Wat zijn de eerste dingen waar je aan denkt bij het organiseren van een internationaal evenement? Waarschijnlijk de bereikbaarheid voor je gasten, hun transport, het verblijf voor de deelnemers en nog meer praktische en logistieke zaken. Maar heb je al eens aan de cultuurverschillen gedacht? Het kan namelijk voorvallen dat je op de locatie van je evenement met een heel andere cultuur te maken krijgt.

Cultuurverschillen kunnen op verschillende zaken een invloed hebben. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je het menu op je evenement moet aanpassen in functie van je gasten. Als je rekening houdt met de cultuurverschillen, zal dit zeker een meerwaarde zijn voor je internationale gasten. Ze zullen het appreciëren. Laten we dit even schetsen met enkele voorbeelden:

Cultuurverschil – communicatie

Een andere cultuur hanteert soms een andere manier van communicatie. Houd dat zeker in het achterhoofd bij het organiseren van een evenement in het buitenland. Het kan je namelijk een veel vlottere organisatie opleveren.

• Thailand: mensen durven hier geen ‘nee’ zeggen. In de Thaise cultuur is dienstbaarheid een erg belangrijke eigenschap. Dit kan erg aangenaam zijn, maar ook verraderlijk. Zo krijg je steevast een ‘ja’ terwijl de oplossing niet voor de hand ligt. Vraag dus door naar details maar houd de beleefdheidsregels in acht, want ook deze worden hoog in het vaandel gedragen in deze cultuur.

Cultuurverschil – timing

Het ene land is het andere niet. Wij Belgen gaan strak om met deadlines en planningen maar dat is niet in elk land het geval. In Cuba bijvoorbeeld houd je best rekening met de “Cubaanse tijd”. Bouw voldoende buffers in je planning in. Scandinavische landen zijn dan weer het tegenovergestelde. Zij zijn erg punctueel en respecteren de timings ten volle.

Cultuurverschil – eten en drinken

Een internationaal evenement trekt internationale gasten aan. In deze tijd van globalisering is het noodzakelijk om naar de eetgewoonten van elke deelnemer te vragen, hoe groot je evenement ook is. De ene is vegetariër, de andere eet halal en nog iemand anders heeft een glutenallergie.

Houd rekening met iedereen van de hapjes tot en met dessert. Geef in een ander land ook altijd uitleg aan de cateraar als je dieetvoorschriften doorgeeft. In België gaan cateraars er vaak van uit dat een vegetariër wel vis eet terwijl dit in Azië niet zo is.

Gasten die geen alcohol drinken zullen het ook op prijs stellen als je meer voorziet dan enkel een fruitsapje als alternatief. Verras hen met een ruim aanbod aan frisse juices.

Je leest het, als organisator mag je niets for granted nemen. Niet iedereen pakt de organisatie en de planning van een evenement aan zoals wij Belgen het gewoon zijn. Communicatie is key in dit proces. Vraag tijdig aan je klant en genodigden wat hun verwachtingen en wensen zijn en communiceer hierover met je lokale leveranciers zodat je allemaal op dezelfde golflengte zit.

Kun je nog meer tips gebruiken voor het organiseren van je volgende evenement? Download dan onze handleiding boordevol handige tips.