Hoe verzeker je de veiligheid op jouw evenement?

Als je een event organiseert staat de veiligheid van deelnemers, bezoekers, medewerkers en artiesten hoog op de agenda. Daarom doe je er goed aan een veiligheidsplan te voorzien. Wat dat zoal omvat, lees je in deze blog.

Als organisator ben je juridisch verantwoordelijk (en aansprakelijk) voor de veiligheid van je personeel en de bezoekers van jouw event. De mogelijke risico’s zijn bijzonder uiteenlopend: iemand wordt aangereden op de parking, een bezoeker struikelt over een vloermat en bezeert zich, een elektrisch toestel vat vuur, er breekt paniek uit en mensen raken verdrukt door de massa…  

Je kunt niet alles voorzien, maar aan de hand van een doordacht veiligheidsplan kan je wel zoveel mogelijk problemen voorkomen. Tegelijk toon je zo aan dat je alles in het werk stelt om de veiligheid op jouw event te verzekeren. Want vergeet niet, elk ongewenst voorval kan jou als organisator imagoschade opleveren en zelfs ernstige financiële gevolgen hebben.

Welke zaken zijn essentieel voor de brandveiligheid?

• Vraag het evacuatieplan van de locatie op met alle nooduitgangen.
• Wanneer was de laatste controle door de brandweer? Vraag dit zeker na en check eventueel het verslag van deze controle.
• Hoeveel brandblusapparaten zijn er aanwezig? Bekijk dit voor alle ruimtes waar je gasten, cateraar, staff, etc. komen. De aankomsthal, de ruimte van het evenement zelf, de war room, de regieruimte voor de technici en de keuken – allemaal moeten ze voorzien zijn van een brandblusapparaat. Indien dit niet het geval is, kun je altijd aan je cateraar vragen om extra brandblusapparaten te voorzien.
• Zijn de brandblusapparaten nog niet vervallen? Ga na of de druk zich binnen de groene zone bevindt.
• Zijn de deuren van de nooduitgangen allemaal open? Het zou niet de eerste keer zijn dat een nooduitgang uit gewoonte gesloten is.
• Zijn de nooduitgangen duidelijk aangegeven door middel van exit signs? Is er noodverlichting boven de deuren indien de elektriciteit uitvalt? Indien de nooduitgang om de hoek is, zijn er richtingaanwijzers?
• Waar kom je uit als je de nooduitgang volgt? Is dit een veilige locatie om te verzamelen met je gasten?
• Is er een brandalarm?
• Controleer alle stopcontacten. Lijkt alles je veilig?
• Ga na wat het maximum aantal gasten voor jouw venue is. Overschrijd dit niet.

Wees op de hoogte

Heb je een locatie gekozen en bovenstaande zaken gecontroleerd? Breng deze dan ook in kaart en zorg ervoor dat er minstens twee personen volledig op de hoogte zijn van het evacuatieplan en de veilige verzamelplaatsen. Op die manier kan er onmiddellijk tot actie worden overgegaan bij een noodsituatie.

Voorbereiding op een medisch noodgeval

Naast brandveiligheid en noodevacuatie verdient ook de mogelijkheid van medisch noodgevallen voldoende aandacht. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat paniek niet de bovenhand neemt en dat je meteen weet wat je moet doen. Zoek op voorhand volgende zaken uit:

• Is er een AED in het gebouw? Indien niet, waar bevindt zich het dichtstbijzijnde AED-toestel? Als je op safe wilt spelen, kun je er ook altijd één huren of kopen.
• Waar ligt het dichtstbijzijnde ziekenhuis? Waar is een dokter of dokter van wacht gevestigd?
• Noteer volgende nummers op – zeker bij evenementen in het buitenland:
  • Nationaal noodnummer
  • Brandweer
  • Lokale politie
  • Antigifcentrum
  • Dokter van wacht
  • Apotheker van wacht
• Duid op voorhand één persoon aan (en een back-up persoon) als verantwoordelijke voor het uitvoeren van het veiligheidsplan. Dit is ook de persoon die 112 of het geldende noodnummer belt.
• Heeft iemand van de organisatie een EHBO-opleiding?
• Zorg ervoor dat je een EHBO-koffer bij de hand hebt. Hou daarbij rekening met het feit dat je zelf geen medicatie mag geven aan je gasten. Laat hen enkel op eigen verantwoordelijkheid medicatie nemen.
• Zorg ervoor dat je zelf mobiel bent of houd de telefoonnummers van enkele lokale taxibedrijven bij de hand.
• Download de EHBO app van het Rode Kruis.

Algemene richtlijnen om de veiligheid op je evenement te optimaliseren

• Worden er standaard kaarsen gebrand in de venue? Vervang deze door kaarsen met een batterij.
• Zorg ervoor dat de nooduitgangen te allen tijde vrij blijven. Zet er dus niets voor.
• Plak losse kabels af zodat er niemand over kan struikelen.
• Denk na over de decoratie die je gebruikt. Heel brandbare decoratie in grote hoeveelheden moet je vermijden.
• Als je rookmachines gebruikt, controleer dan hun veiligheid. Zorg voor verluchting e.d.m.
• Houd rekening met het type publiek en het type event. Een zakelijk diner is doorgaans makkelijker te controleren dan een afterparty.
• Indien je een bepaald aantal deelnemers overschrijdt (afhankelijk van land tot land), moet je de brandweer op voorhand inlichten.
• Maak een checklist van alle richtlijnen – of gebruik dit handige document – en controleer of alles uitgevoerd is. Dit doe je best een week voor het evenement en ook nog eens een tweetal uur voor het evenement.
• Indien er trappen zijn, mag er niets op deze trappen staan, ook niet tijdelijk.

Het is belangrijk dat je al deze informatie opvraagt en verzamelt. Wat minstens even belangrijk is, is dat je dit verwerkt in een overzichtelijk veiligheidsplan. Dit plan neem je op in je draaiboek, zodat je het steeds bij de hand hebt. Bezorg het veiligheidsplan ook aan al je leveranciers, crewleden en medeorganisatoren zodat iedereen op de hoogte is.

Evalueer het evenement

Is het event perfect verlopen? Fijn zo. Maar ga zeker nog eens rond de tafel zitten met de verschillende partners om alles te overlopen. Wellicht kwamen er toch enkele pijnpunten aan de oppervlakte. Neem die leerpunten mee om ze bij een volgende editie proactief aan te pakken. Zo kun je in volmaakte gemoedsrust toeleven naar je volgende event.

Ben je je volgende bedrijfsevenement aan het plannen? Dan komt onze handleiding voor het organiseren van een evenement misschien wel van pas.