10 tips om no-shows op je evenement te vermijden

Je hebt het waarschijnlijk zelf al eens meegemaakt als organisator van een evenement.  De dag dat je evenement aanbreekt, is de opkomst kleiner dan verwacht. Of met andere woorden: je hebt te maken met no-shows. No-shows zijn jammer genoeg onvermijdelijk. Maar hoe kun je nu het beste anticiperen op deze plaag in de evenementensector? We geven je enkele tips mee.

TIP 1: Stuur de mogelijke deelnemers enkele dagen voor het evenement nog een herinnering. In deze herinnering kun je praktische zaken meedelen zoals het aanvangsuur, de parkeergelegenheid, de locatie en de dresscode.

TIP 2: Vraag in je uitnodiging of de deelnemers hun aanwezigheid bevestigen per mail of maak gebruik van  online bezoekersregistratie.

TIP 3: Vraag (een kleine) bijdrage aan de deelnemers. Enerzijds verhoogt dit het engagement en de kwaliteit van de deelnemers significant. Anderzijds verlaag je zo het percentage no-shows en bijgevolg ook mogelijke kosten. Maar je kunt de rollen ook omdraaien. Laat de deelnemers gratis registreren, maar vraag een bijdrage indien ze niet komen opdagen.

TIP 4: Zijn er deelnemers waarvan je zeker wil dat ze aanwezig zijn op je evenement? Bel hen dan persoonlijk op om hun deelname te verzekeren.

TIP 5: Organiseer je evenement op een datum waarop er weinig andere belangrijke gebeurtenissen en evenementen plaatsvinden.

TIP 6: Shine bright. Zorg voor een evenement met vernieuwende, unieke elementen waarvoor je doelgroep tijd wil maken. Gebruik deze vernieuwende elementen en speel deze uit in de aanloop naar je evenement zodat de deelnemers enthousiast blijven.

TIP 7: Zorg voor een locatie die gemakkelijk bereikbaar is.

TIP 8: Informeer de deelnemers over interessante keynote speakers die zullen spreken en belangrijke gasten die aanwezig zullen zijn op het evenement. Volk trekt volk.

TIP 9: Indien je evenement het maximum aantal deelnemers bereikt heeft, maak dan een standby lijst op. Als er dan last minute nog mensen annuleren of niet komen opdagen, heb je nog altijd een backup.

TIP 10: Als je een offerte aanvraagt voor je evenement bij je leveranciers, onderhandel dan onmiddellijk de flexibiliteit ervan. Dit gaat van minimale kosten voor wijzigende aantallen tot de annulatietermijn.

Hopelijk kun je met deze 10 tips je no-shows de volgende keer verminderen. Ben je druk in de weer met het plannen van je volgende bedrijfsevenement? Download dan onze handleiding voor het organiseren van je volgende bedrijfsevenement. Hierin vind je nog meer handige tips zodat jouw volgende evenement een schot in de roos is.