Hoe kies je de perfecte catering partner voor jouw event?

Een goede catering kan je event maken of kraken. De Belg staat bekend als een bourgondiër en die weet natuurlijk wat lekker is. Zeker als we buitenshuis gaan eten, verwachten we het allerbeste. Als je event niet aan die verwachtingen voldoet, mag je ervan uitgaan dat dit nog lang in het geheugen van de deelnemers blijft hangen. De keuze van de catering partner voor je event is dus van essentieel belang. Wij geven je alvast enkele handige tips mee.

Tip 1: Zorg voor een cateraar die het aantal deelnemers van je event aankan

Vraag naar de ervaring van de cateraar. Verzorgden ze al vaker de catering op evenementen met hetzelfde aantal deelnemers? Bespreek ook de werkwijze van de cateraar:

• Wordt het eten op warme borden geserveerd?
• Hoe wordt het eten warm gehouden?
• Hoeveel obers worden voorzien per aantal gasten?
• Wie is jouw aanspreekpunt gedurende het event?
• Hoe gaan ze om met dieetvoorschriften en allergieën van de deelnemers?

Tip 2: Een goede catering: zoveel meer dan eten en drinken alleen

De perfecte cateraar kan meer voorzien dan enkel het eten en drinken. Ze kunnen zorgen voor het volledige plaatje:

• Tafels, stoelen, tafellinnen, statafels
• Extra meubelen om eventueel een loungehoek in te richten
• Decoratie
• Bloemstukken
• Vestiaire
• Hostessen
• Asbakken
• Vergunningen

Tip 3: Laat vanaf het begin het volledige kostenplaatje schetsen

Vraag aan de cateraar dat alle kostenposten apart worden opgenomen in de offerte vanaf het begin. Zo heb je een goed overzicht van het volledige kostenplaatje. Houd ook rekening met de timings van je event, alsook overuren van het personeel indien het uitloopt.

Tip 4: Wat schaft de pot?

Hoe stelt de cateraar zijn menu op? Houdt hij rekening met de seizoenen? Maakt hij gebruik van de lokale keuken? Je kunt op voorhand een proeverij of tasting vragen waarbij je de verschillende menu’s uitprobeert met bijhorende wijnen. Op die manier kun je de gepaste keuze maken voor je deelnemers.

Als je kiest voor een bepaalde menu moet je ook rekening houden met het aantal deelnemers. Zijn er individuele bakwijzen vereist? Dan wordt dit heel moeilijk voor een grote groep. Bespreek ook de presentatiewijze en maak foto’s van gerechten. Op die manier kun je later opnieuw aan de cateraar tonen hoe jij het gepresenteerd wilt. Zo vermijd je verrassingen!

En wat gebeurt er met de overschotten? Duurzaamheid wint steeds meer aan belang.

Tip 5: Thema + catering = een perfecte match?

Als je event een thema heeft, is het altijd een pluspunt als de catering hier ook op afgestemd is. Bied je een buitenlandse keuken aan? Kies dan een cateraar die hierin gespecialiseerd is. Denk samen na over mogelijke ideeën die het thema naar een hoger niveau tillen. Bijvoorbeeld obers in aangepaste outfits laten serveren, een verhaal vertellen aan de hand van verschillende gangen (zoals wij deden in deze case in het Red Star Line museum), etc.

Tip 6: Nodig je cateraar uit voor een bezoek aan de locatie van je event

De cateraar denkt vaak nog aan heel wat extra zaken. Zoals:

• De afstand van de keuken tot de dinerruimte (het eten moet warm opgediend worden)
• Ruimte voor de mise-en-place
• Voldoende mogelijkheid om een warm voor- en hoofdgerecht te voorzien of slechts één van beide
• Brandveiligheid
• Is er een keuken of moet er een mobiele keuken voorzien worden?
• Is er voldoende elektriciteitsaansluiting?

Een volledige checklist voor de ideale locatie van je event ontdek je hier.

Tip 7: Maak duidelijke afspraken met je cateraar

Meer specifiek hebben we het dan over:

• De voorwaarden van de cateraar omtrent aantallen en deadlines.
• Hoe lang op voorhand moet je het finale aantal deelnemers doorgeven?
• Wanneer moeten ze ten laatste de dieetvoorschriften weten?
• Hoe flexibel zijn ze nadat een deadline verstreken is?

Bovenstaande tips kunnen je helpen om op zoek te gaan naar een catering partner en formule op maat van je event. Wil je nog meer tips? Download dan onze handleiding voor het organiseren van je volgende bedrijfsevenement.