Tips om een succesvol evenement te organiseren in het buitenland

“Wat als we volgend jaar nu eens een congres zouden organiseren in Boedapest?” Die uitspraak kan zomaar op tafel komen tijdens de volgende managementmeeting van je bedrijf. Maar een evenement organiseren in het buitenland kan erg complex zijn. Er zijn heel wat hindernissen die je moet counteren en zaken waaraan je moet denken. Om je goed op weg te helpen, geven we je graag enkele tips mee.

Een evenement organiseren in het buitenland kan om verschillende redenen een pittige uitdaging zijn. Je kent de stad niet, spreekt de taal niet, hebt er geen connecties of je bent niet op de hoogte van de cultuurverschillen. Bovendien kan het budget in het buitenland al snel oplopen. Resultaat: je bent aan veel meer financieel risico blootgesteld dan in het binnenland. Hoe kun je dat dan het beste aanpakken? En nog belangrijker: hoe zorg je ervoor dat je een geslaagd evenement organiseert in het buitenland? Met deze nuttige tips lukt het zeker!

#1 Zoek een evenementenbureau met kennis van zaken

Aangezien er toch heel wat komt kijken bij het organiseren van een evenement in het buitenland, ga je best op zoek naar een evenementenbureau dat je hierbij kan helpen. Zo’n evenementenbureau staat in voor de betalingen van de leveranciers in het buitenland. Je kiest dus best voor een bureau met:

Een verzekering tegen financieel onvermogen;
Professionele en betrouwbare contacten op je bestemming.

Vraag dus zeker naar referenties van het evenementenbureau. Op die manier krijg je een heldere inkijk in hun ervaring en connecties.

Maak duidelijke afspraken met dit evenementenbureau. Spreek bijvoorbeeld op voorhand af dat je enkel venues bezoekt die in je budget passen én die nog beschikbaar zijn in de periode dat jij je evenement wil organiseren. Bezoek eerst de cruciale venues zoals hotels, de plenaire zaal en de locatie voor het galadiner. Dit zijn eveneens de locaties die je best zo snel mogelijk reserveert.

#2 Ontdek je bestemming

Organiseer je een evenement in een ander land? Boek je vliegtickets dan al maar want het is tijd om je bestemming vanbinnen en vanbuiten te ontdekken via een scouting. Je plant dit best een jaar op voorhand. Op die manier kun je de jaarlijkse festiviteiten en de drukte inschatten in de periode dat je je evenement wil organiseren. De marge van een jaar is ook belangrijk om een locatie en een hotel voor je evenement te reserveren. Hoe later je beslist, hoe minder keuze je zal hebben.

#3 Informeer je voldoende

Om de deelnemers van je evenement te voeden met informatie, is het belangrijk dat je zelf van alles op de hoogte bent. Een korte checklist van informatie die je zeker te weten moet komen:

Verplichte reisdocumenten;
Aanbevolen inentingen/medicatie;
De stekkers die nodig zijn voor de lokale stopcontacten;
De gebruikte munteenheid;
Het tijdsverschil.

Hoe verder de bestemming, hoe groter het risico. Laat je dus bijstaan door een evenementenbureau dat ervaring heeft op die bestemming, zodat jouw budget voor je evenement goed terechtkomt. Wij organiseerden al enkele congressen en bedrijfsevenementen in het buitenland. Bekijk gerust even onze ervaring:

Een award-winnig award evenement in Spanje

Een avondevenement met klasse in Lille

Een vijfdaags congres in Praag

Een tweedaags congres in Bangkok

Wil je meer tips voor het organiseren van je volgende evenement? Download dan ons eBook boordevol handige tips & tricks.